Googleフォームで作る！便利PTAアンケート123

この記事は

「Googleフォームを使って、PTA活動に役立つアンケートを作ってみよう！」という内容です。

アンケートの作成・管理をデジタルにしてPTA活動を効率化してみませんか？記事の後半では集計の基本操作も載せているので参考にしてください。

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はじめに

準備編
Googleフォームを開く

Googleフォームは、GoogleChromeまたはGoogleドライブから開けます。

1.GoogleChromeから開く

2.Googleドライブから開く

4.「無題のフォーム」が表示されました。

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便利アンケート①
申込フォーム

→作り方メニューに戻る

イベント運営に便利なフォームです。申込をデジタルにすることで、申込用紙の管理も楽になります。

作りながら、基本の操作も確認していきましょう。

フォームのヘッダーを作る

まずは下の図を確認してください。囲っている枠の色と説明文が連動しています。

1.フォームのタイトルを入力します

2.フォームの説明を入力します

＊メールアドレスを聞く際に使用します。設定画面で「メールアドレスを収集する」の項目をオフにすることで設定を変更し、非表示にすることも可能です。

質問項目を作る

「無題のフォーム」にはタイトルと一緒に１つ目の質問が準備されています。この１つ目の質問を以下の手順で完成させましょう。

1.質問本文を入力します。この項目は氏名と入力しました。

2.質問のスタイルを選択しましょう。ここでは記述式を選択しました。その他にも以下のような質問のスタイルがあります。

3.次の項目の形式を選びましょう。このフォームでは、児童の名前を次に聞くので、黄色枠の一番上にある　［+］ボタンをクリックし質問を追加します。
（例）［＋］ボタン：質問文

機能ボタンを確認しよう

1問目の質問ブロックの下側に表示されている機能ボタンを確認しましょう。

• コピー
  同じ項目をもう一つ作ることができます。
• 削除
  項目を削除する際に使用します。
• 回答必須
  オン：回答欄に入力がない場合に回答を促す文章が表示されます。
  オフ：回答欄に入力がない場合でも回答を送信することができます。
• その他のオプション
  オプションと説明文の設定ができます。オプションの内容は質問のスタイルによって変わります。どんなオプションがあるか、↓の表を参照してください。

スタイル	オプションの内容
記述	回答の検証
段落	回答の検証
ラジオボタン	回答に応じてセッションに移動	選択肢をシャッフルする
チェックボックス	回答の検証	選択肢をシャッフルする
プルダウン	回答に応じてセッションに移動	選択肢をシャッフルする
ファイルの アップロード	なし
均等メモリ	なし
選択式 *グリッド	1列につき1つの回答	行をならび変える
チェックボックス *グリッド	1列につき1つの回答	行をならび変える
日付	年を含める	日時を含める
時刻	時刻	経過時刻

フォームのデザインを変更しよう

デフォルトの「無題のフォーム」の場合、ヘッダー画像のない紫色のフォームが表示されます。

この項目では、クリーン活動の雰囲気にあったデザインに変更していきましょう。

Googleアプリでは、総括的なデザインの規格を「テーマ」といいます。このテーマをカスタマイズしていきましょう！

テーマをカスタマイズ

1.画面右上の🎨パレットマーク『テーマをカスタマイズ』をクリックします。

確認しよう

入力が終わったら、確認してみましょう。

プレビューをクリックして、回答者画面を確認してみましょう。

回答のテストをすることができます。かく項目に入力して送信してみましょう。

共有しよう

プレビューで動作テストが完了したら、どうやって回答者に質問を届けるのか、共有方法を決めましょう。

1.編集画面に戻って、送信ボタンをクリックします。

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PTA便利アイテム②
お問合せフォーム

→作り方メニューに戻る

次に作成する「お問合せフォーム」は、役員の携帯番号・メールアドレスの流出を防ぐ目的でよく使われます。

ホームページ等に設置して使ってみましょう。QRコードを生成して紙のお手紙に使うこともできます。早速、作ってみましょう。

「回答の検証」の使い方

記述式の質問文を使って「回答の検証」の使い方を解説します。今回は『回答の検証』の『メールアドレス』を使います。

手順.

1.質問のスタイルは[記述式]を選択します。続けて［その他のオプション　⁝　］をクリックします。

2.回答の検証をチェック✓

3.赤枠の部分でテキストを選択

4.黒枠でメールアドレスを選択（１の質問の画僧参照）

5.カスタムエラーメッセージは空欄のままにします。

これでメールアドレスを聞く質問項目ができまました。

続けて、お名前、お問合せ、本文をたずねる項目を作ります。操作は便利アイテム1で学んだ内容で作れるので、ご自身で作ってみましょう。

「回答に応じてセクションを移動」を使ってみよう

続いて、在籍児童の有無を確認する質問項目を作っていきます。お問合せいただいた方が、保護者なのかまたは地域の方なのかを確認する項目です。

この質問では「回答に応じてセクションを移動」の機能を使ってみましょう。

• 在籍する児童がいる場合は、児童の学年・組をたずねる質問に移動
• 在籍する児童がいない場合は、質問を終わる

ように設定します。

手順.

1.質問のスタイルはラジオボタンを選択します。質問文は「△△小学校に在籍する児童がいますか？」と入力します。

2.次に、移動先になる質問を作っていきます。下の「準備する移動先」をみながら作りましょう。
＊「回答に応じてセクションに移動」を設定するためには、移動先のセクションをあらかじめ準備する必要があります。

移動先のセクションが完成ました！

3.もう一度、在籍児童の有無をたずねる質問に戻ります。いよいよ『回答に応じてセクションを移動』の設定を行っていきます。
［その他のオプション　⁝　］をクリックし、[回答の検証]をクリックします。

3.続けて『回答に応じてセクションを移動』をクリックします。するとラジオボタン右側に「次のセクションに進む」のプルダウンメニューが表示されます。

4.『在籍する児童がいる』の質問の移動先を設定します。　青枠：セクション2（在籍する児童かいる場合）に移動　

5.『在籍する児童がいない』の質問の移動先を設定します。　赤枠：フォームを送信の内容に設定します。

一度、プレビューを表示して選択したセクションに正しく移動するか確認してみましょう。

テキストにリンクを貼ろう

＊すでにホームページなどWebページをお持ちの方のみ

先に作っておいた個人情報取扱に関する方針の項目で「△△小学校PTA/プライバシーポリシー」の部分に外部リンクを貼っていきます。

回答者目線だと、「△△小学校PTA/プライバシーポリシーって何？どこで確認できるの？」となりやすいので、テキストにあらかじめリンクをはっておくと親切です。

色々な場面で使えるので練習してみましょう。

＊あらかじめプライバシーポリシーのURLをコピーしておいてください。

手順

1.　△△小学校PTA/プライバシーポリシーの文字をマウスで選択します。

2.そのままツールボックスのリンクマークをクリックします。

3.リンク先にプライバシーポリシーのURLを貼ります。OKをクリックします。

これで完成です。

全体の動きを確認してみましょう！

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_{PTA便利アイテム3}
デジタル投票

→作り方メニューに戻る

対面の総会を準備する…。めちゃくちゃ手間がかかりますよね？それだけ手間をかけても表決の有効数が集まらないことも。

デジタル投票で総会の悩みを解消してみましょう。

さあ！

認証コードの設定をする前に、今までの知識で課題③を作ってみましょう。

認証コードを設定しよう

回答の検証オプションを使って、認証コードを設定してみましょう。

1.セクション１の最後尾に記述式の質問を追加します。質問文には「認証コードを入力してください。」と入力してください。

2.『その他のオプション ⁝ 』で回答の検証をクリックします

３.［正規表現］を選択

4.一致するを選択し、認証コード（例：1234）を入力しましょう。

5.カスタムのエラーメッセージに「認証コードが一致しません」を入力し、回答を必須にします。

これで認証コードと一致しない場合、回答者はセクション２　議案および表決には進むことができません。

これで質問文は完成です。

次は、質問以外の設定をしていきます。

回答の設定

回答者に回答のコピーを送ろう

次はフォームの編集画面上にある小さいタブ［設定］をクリックします。

１.　次に設定画面の回答の右側にある　∨　をクリックします。

2.メールアドレスを収集するをオン（下画像のとおり）

3.回答のコピーを回答者に送信の項目で［常に表示］を選択

これで、回答を送信すると回答者の登録したメールアドレスに回答内容が送信されます。

これで「デジタル投票」が完成です。

動作確認をしてみましょう。

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集計しよう

アンケートの回答期日が来たら

• アンケートの受付を締め切り
• 結果を確認

してみましょう

回答受付を締め切る

1.編集画面の最上部タブ　　質問　‖ 回答 ‖　設定　　の [回答] を選択します。

2.回答を受付中のタブをOFFにして、回答の受付を終了することができます。

集計結果をスプレットシートに表示する

1.集計結果をスプレットシートに書き込む場合は、［スプレットシートにリンク］をクリックしてください。下の画像のようなポップアップが表示されます。

2.新しいスプレットシートを作成を選択すると、結果が書き込まれたスプレットシートが表示されます。

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