Googleフォームで作る!便利PTAアンケート123

ジオ

投稿者 Zio(ジオ) 

この記事は

「Googleフォームを使って、PTA活動に役立つアンケートを作ってみよう!」という内容です。

アンケートの作成・管理をデジタルにしてPTA活動を効率化してみませんか?記事の後半では集計の基本操作も載せているので参考にしてください。

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はじめに

使い方

スマートフォンだけでも、アンケートフォームを作成することはできますが、できればパソコンとスマートフォンの両方を用意してください。

このページをスマートフォンで確認しながら、パソコンでフォームを作ることを推奨します。

準備するもの

  • スマートフォン
  • 用意できればパソコン

申し込みフォーム

(ある方だけ)

  • イメージ用の画像

お問い合わせフォーム

(ある方だけ)

  • プライバシーポリシー
  • 個人情報取扱規則

デジタル投票

  • 認証コードを事前にきめておく

Googleフォームを開く

Googleフォームは、GoogleChromeまたはGoogleドライブから開けます。

1.GoogleChromeから開く

1.GoogleChromeを開き、右上[Googleアプリ]をクックします。

2.表示されたダイアログを下にスクロールして[フォーム(Form)]をクリックします。

3.Googleフォームの編集ホームが表示されました。

4.テンプレートか[新しいフォームを作成]をクリックして、「無題のフォーム」を開きます。

2.Googleドライブから開く

1.Googleアプリから[ドライブ]をクリックします。

2.Googleドライブのホーム画面で[+新規]をクリック

3.[Googleフォーム]を選択します。

4.「無題のフォーム」が表示されました。

ジオ

Googleフォームを開いて準備が整いましたね。
次項からは実際に便利アイテムを作っていきますよ!

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PTA便利アイテム1
申込フォーム

→作り方メニューに戻る


クリーン活動 申込フォーム

  <フォーム内容>

  • 氏名(記述式)
  • 児童の氏名(記述式)
  • 児童の学年(プルダウン)
  • 児童の組(プルダウン)
  • 参加人数(プルダウン)
  • 個人情報取扱について【タイトルとテキスト】
ジオ

まず「申込フォーム」を作りながら、基本的な操作を確認しましょう。

今回はクリーン活動の申込フォームを作っていきます。イベント運営に便利なフォームです。申込をデジタルにすることで、申込用紙の管理も楽になります。作りながら、基本の操作も確認していきましょう。

<この項目で学ぶこと>

  • フォームのヘッダーを作る
  • 質問項目を作る
  • 機能ボタンを確認しよう
  • フォームのデザインを変更しよう
  • 確認をしよう
  • 共有しよう

フォームのヘッダーを作る

まずは下の図を確認してください。囲っている枠の色と説明文が連動しています。

Googleフォーム クリーン活動ヘッダー

1.フォームのタイトルを入力します

2.フォームの説明を入力します

メールアドレスを聞く際に使用します。設定画面で「メールアドレスを収集する」の項目をオフにすることで設定を変更し、非表示にすることも可能です。

質問項目を作る

「無題のフォーム」にはタイトルと一緒に1つ目の質問が準備されています。この1つ目の質問を以下の手順で完成させましょう。

1.質問本文を入力します。
 (例)氏名

2.質問のスタイルを選択しましょう
 (例)記述式

質問のスタイル
【全11種類】

  • 記述式
  • 段落
  • ラジオボタン
  • チェックボタン
  • プルダウン
  • ファイルのアップロード
  • 均等メモリ
  • 選択式(グリッド)
  • チェックボックス(グリッド)
  • 日付
  • 時刻

3.次の項目の形式を選びましょう。このフォームでは、児童の名前を次に聞くので、黄色枠の一番上にある [+]ボタンをクリックし質問を追加します。
(例)[+]ボタン:質問文

次の項目の形式
【全6種】

上から順に

  • 質問文
  • 質問をインポート
  • タイトルと説明
  • 画像
  • 動画
  • セクション

機能ボタンを確認しよう

一問目の質問ブロックの下側に表示されている機能ボタンを確認しましょう。

  • コピー
    同じ項目をもう一つ作ることができます。
  • 削除
    項目を削除する際に使用します。
  • 回答必須
    オン:回答欄に入力がない場合に回答を促す文章が表示されます。
    オフ:回答欄に入力がない場合でも回答を送信することができます。
  • その他のオプション
    オプション説明文の設定ができます。オプションの内容は質問のスタイルによって変わります。どんなオプションがあるか、↓の表を参照してください。
<各スタイルごとのオプション>
スタイルオプションの内容
記述 回答の検証
段落回答の検証
ラジオボタン回答に応じてセッションに移動選択肢をシャッフルする
チェックボックス回答の検証選択肢をシャッフルする
プルダウン回答に応じてセッションに移動選択肢をシャッフルする
ファイルのアップロードなし
均等メモリなし
選択式(グリッド)1列につき1つの回答行をならび変える
チェックボックス(グリッド)1列につき1つの回答行をならび変える
日付年を含める日時を含める
時刻時刻経過時刻

フォームのデザインを変更しよう

デフォルトの「無題のフォーム」の場合、ヘッダー画像のない紫色のフォームが表示されます。この項目では、クリーン活動の雰囲気あったデザインに変更していきましょう。Googleフォームではデザインの規格を「テーマ」と表現しています。

1.画面右上の🎨テーマをカスタマイズをクリックします。

2.テーマの編集ボックス中の[ヘッダー]の項目で[画像を選択]クリックし、画像を選択します。
*パソコンやGoogleドライブ内の写真をアップロードすることも可能です。

3.色を選択します。フォーム内のブロックの色です。

4.背景を選択します。質問文の背景を選択します。

ジオ

基本的な操作を説明しました。今度は実際に操作しながら以下の課題をやってみましょう。

ご自身のPTAの活動にあわせて内容を変更していただいてかまいません。

課題① クリーン活動 申込フォーム

それでは、以下の条件を見ながら作ってみましょう。

  • 無題の質問に挿入質問スタイルを選択)【次の項目の形式
  • 氏名(記述式)
  • 児童の氏名(記述式)
  • 児童の学年(プルダウン)
  • 児童の組(プルダウン)
  • 参加人数(プルダウン)【タイトルとテキスト】
  • 個人情報取扱について

すべて回答必須項目をオンにしてください。

おまけ

個人情報取扱について:定型文

△△小学校応援サポーター「おやじ会」は、この申込フォームでいただいた個人情報をクリーン活動のために使用します。この目的以外で使用することはありません。また法令にしたがい適切に管理いたします。

確認しよう

入力が終わったら、確認してみましょう。

プレビューをクリックして、回答者画面を確認してみましょう。

フォーム11-2

回答のテストをすることができます。かく項目に入力して送信してみましょう。

共有しよう

プレビューで動作テストが完了したら、どうやって回答者に質問を届けるのか、共有方法を決めましょう。

1.編集画面に戻って、送信ボタンをクリックします。

Googleフォーム|Form11-1

2.方法は3種類あります。この中から適した方法を選びます。

  • メール
    メールアドレスを入力し、直接送る方法
  • URL
    フォームのURLでフォームを共有する方法
  • 埋め込み
    HTML iframeタグを使ってホームページに直接埋め込む方法

+α QRコードで共有

コピーしたURLをChrome検索バーに挿入して、回答ページを表示します。

URLが表示されているバーの右側「このページを共有」から[QRコードを生成]を使ってQRコードをダウンロードして、紙媒体に印刷配付することもできます。

このページを共有

<活用例>

  • メール:回答して欲しい人に送信して使う
  • URL:ホームページのテキストやボタンにリンクして使う
  • 埋め込み:ブログの</>埋め込み機能で挿入する

  

よくある失敗

回答用のURLではなく、編集画面のURLを共有してしまう失敗がよくあります。この場合、回答者が質問内容を変えてしまい、次の回答者が答えられなくことがあります。必ず[送信]ボタンから回答者に共有するようにしましょう。

そうした失敗を、未然に防ぐためにも必ず確認作業を行いましょう。

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PTA便利アイテム2
お問合せフォーム

→作り方メニューに戻る

次に作成する「お問合せフォーム」は、個人の携帯番号・メールアドレスの流出を防ぐ目的でよく使われます。

ホームページ等に設置して使ってみましょう。

お問合せフォーム

  <内容>

  • メールアドレス
    (記述式・回答の検証)
  • お名前(記述式)
  • お問合せの種類
    (ラジオボタン)
  • 本文(段落)
  • 在籍児童の有無
    (ラジオボタン・回答に応じてセクションに移動)
    • いる⇒学年・クラスの入力画面に移動(プルダウン)
    • いない⇒送信画面に移動
  • 個人情報取扱について【タイトルとテキスト】
    △△小学校PTA/プライバシーポリシーへのリンク

<この項目で学ぶこと>

  • 回答の検証の使い方
  • [回答に応じてセクションに移動]を使ってみよう
  • テキストにリンクを貼ろう

「回答の検証」の使い方

質問文の記述式を使ってメールアドレスを取得する方法です。

1.質問のスタイルは[記述式]を選択します。続けて[その他のオプション ⁝ ]をクリックします。

2.回答の検証をチェック✓

3.赤枠の部分でテキストを選択

4.黒枠でメールアドレスを選択

5.カスタムエラーメッセージは空欄のままにします。

これでメールアドレスを聞く質問項目ができまました。

続けて、お名前、お問合せ、本文をたずねる項目を作ります。操作は便利アイテム1で学んだ内容で作れるので、ご自身で作ってみましょう。

課題②PTA便利アイテム1の操作方法を見ながら入力しましょう。

  • お名前(記述式)
  • お問合せ内容(ラジオボタン)
  • 本文(段落)

「回答に応じてセクションを移動」を使ってみよう

続いて、在籍児童の有無を確認する質問項目です。お問合せいただいた方が保護者なのか、または地域の方なのかを確認する項目です。

この質問では「回答に応じてセクションを移動」の機能を使ってみましょう。

在籍する児童がいる場合は、児童の学年・組をたずねる質問に移動し、

在籍する児童がいない場合は、質問を終わるように設定します。

1.質問のスタイルはラジオボタンを選択します。項目も以下の図のように作ります。

2.「回答に応じてセクションに移動」を利用するためには、移動先のセクションをあらかじめ準備する必要があります。下の見本をみながら作りましょう。

  • 個人情報取扱について
    例文:ご記入いただいた個人情報は、お問合せとそれに関連する業務ために利用します。また、△△小学校PTAプライバシーポリシーのとおり、法令で規程されている場合以外に、本人の同意なく個人情報を第三者に提供することはありません。詳しくは△△小学校PTA/プライバシーポリシーをご確認ください。
  • 新しいセクション
  • 移動先の質問「学年・組」

3.移動先のセクションが完成したら、もう一度在籍児童の有無をたずねる質問に戻り、[回答に応じてセクションを移動]の設定を行います。[その他のオプション ⁝  ]をクリックし、[回答の検証]をクリックします。

3.続けて[回答に応じてセクションを移動]をクリックします。それぞれのラジオボタン右側に下のプルダウンメニューが表示されます。

4.青枠:セクション2(在籍する児童かいる場合)に移動 /赤枠:フォームを送信の内容に設定します。これで完成です。

一度、プレビューを表示して選択したセクションに正しく移動するか確認してみましょう。

テキストにリンクを貼ろう

*すでにホームページなどWebページをお持ちの方のみ

先に作っておいた個人情報取扱に関する方針の項目で△△小学校PTA/プライバシーポリシーの部分に外部リンクを貼ります。

回答者にとって、使いやすい機能なので練習しましょう。

*あらかじめプライバシーポリシーのURLをコピーしておいてください。

1.△△小学校PTA/プライバシーポリシーの文字をマウスで選択しましょう。

2.リンクマークをクリックします。

3.リンク先にプライバシーポリシーのURLを貼ります。

これで完成です。全体の動きを確認し、テストを行ってください。

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PTA便利アイテム3
デジタル投票

→作り方メニューに戻る

対面式の総会で、表決の有効数が集まらないことはありませんか?デジタル投票で、この悩みを解消しましょう。

総会の議決をデジタル投票にすると、

  • 集計の手間がない
  • 参加者数を上げて、有効な表決数を獲得できる。
  • コロナ禍などでも、開催が可能

と、いうメリットがあります。

早速作ってみましょう。

■デジタル投票

  <内容>

  • 個人情報取扱について【タイトルとテキスト】
  • 会員氏名(記述式)
  • 児童氏名(記述しき)
  • 児童学年(プルダウン)
  • 児童組(プルダウン)
  • 認証コード(記述式・回答の検証)
  • 議案および表決【セクション】
  • 第1議案(ラジオボタン)
  • 第2議案(ラジオボタン)
  • 第3議案(ラジオボタン)
  • 第4議案(ラジオボタン)
  • お疲れ様でした。【タイトルとテキスト】

上記のお手本URLを見ながら、今までの知識で課題③を作ってみましょう。

課題③学んだことを使って作ってみましょう。

  • 個人情報取扱について【タイトルとテキスト】
  • 会員氏名(記述式)
  • 児童氏名(記述式)
  • 児童学年(プルダウン)
  • 児童組(プルダウン)

認証コードの入力を求めよう

回答の検証オプションを使って、認証コードの入力を求める質問を作ってみましょう。

1.記述式で質問文「認証コードを入力してください。」と入力します。

2.[その他のオプション ⁝ ]回答の検証をクリックします

3.[正規表現]を選択

4.一致するを選択し、認証コード(例:1234)を入力しましょう。

5.カスタムのエラーメッセージに「認証コードが一致しません」を入力します。回答を必須にします。

これで認証コードと一致しない場合、回答者は次のセクションには進めません。

課題④お手本URLを見ながら、以下の内容作ってみましょう。

https://forms.gle/QDb9hbPu7gxNnBPJA

  • 議案および表決【セクション】
  • 第1議案(ラジオボタン)
  • 第2議案(ラジオボタン)
  • 第3議案(ラジオボタン)
  • 第4議案(ラジオボタン)
  • お疲れ様でした。【タイトルとテキスト】

回答者に回答のコピーを送ろう

次はフォームの編集画面上にある小さいタブ[設定]をクリックします。

1.設定画面の回答の右側にある ∨ をクリック

2.メールアドレスを収集するをオン(下画像のとおり)

3.回答のコピーを回答者に送信の項目で[常に表示]を選択

これで、回答がすむと回答者の登録したメールアドレスに回答内容が送信されます。これで「デジタル投票」が完成です。動作確認をしてみましょう。

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こまで頑張ってみたけど・・・難しい

集計結果を見てみよう

アンケートの回答期日が来たら、アンケートの受付を締め切り、結果を確認してみましょう。

回答受付を締め切る

1.編集画面の最上部タブ  質問 ‖ 回答 ‖ 設定  の [回答] を選択します。

2.回答を受付中のタブをOFFにします。これで回答の受付を終了することができます。

集計結果をスプレットシートに表示する

1.集計結果をスプレットシートに書き込む場合は、[スプレットシートにリンク]をクリックしてください。下の図のようなポップアップが表示されます。

2.新しいスプレットシートを作成を選択すると、結果が書き込まれたスプレットシートが表示されます。

+α 集計の時に使えるテクニック

集計結果をExcelデータにしてダウンロードする場合

ファイル > ダウンロード > Microsoft Excel(.xlsx) でExcelファイルをダウンロードできます。

賛成の数を数える

COUNTIF関数 =COUNTIF(範囲,”条件”)  を使って、賛成をカウントします。

*範囲内の条件にあう数を数える関数

例 1)=COUNTIF(H2:H5,“賛成”)

H2からH5の中にある賛成の数を数える

例 2)=COUNTIF(H:H,“賛成”)

H列にある賛成の数を数える

重複データをマークアップする

データが重複している個所をマークアップします。

① 表示形式 >条件付き書式  をクリック

② 画面右側に表示される [条件付き書式設定ルール] を順に入力していきます。

  • 範囲 :マウスでドラッグするか、値を入力 [OK]をクリック
  • 書式ルール :カスタム数式 を選択
    • =COUNTIF(列,列)>1 と入力
      例)=COUNTIF(H:H,H:H)>1
  • デフォルトスタイル :マークアップする色を選択します。

③完了ボタンを押すと重複しているセルが色付けされています。

集計結果の重複を削除する 

データ > データ クリーンアップ >重複の削除 

で重複データを削除できます。

ただし、同姓同名がいる場合もあるので、この機能は慎重に使ってください。

ジオ

以上で、【Googleフォームで作る】PTA便利アイテム123は終わりです。

いかがだったでしょうか。Googleフォームを使いこなせれば、名もない業務を楽にこなすことができます。少しでもみなさんのお役に立てればうれしいです。最後までご覧いただきありがとうございました!

今回作ったGoogleフォーム123

1.クリーン活動 申込フォーム

https://forms.gle/1xrPBoPQ3apJwxcR7

2.お問合せフォーム

https://forms.gle/ZRrhVMJkeR87r8wb7

3.デジタル表決書

https://forms.gle/QDb9hbPu7gxNnBPJA

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ここまで頑張ってみたけど・・・難しい

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