【Microsoft Word】マイクロソフト ワードで作るPTAお手紙

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Wordで作るPTAお手紙
ジオ

投稿者 Zio ジオ 

 

みなさん、こんにちは!管理人のジオです。

Microsoft Word (ワード)でお手紙を作る方法を解説します。

はじめて『PTAのお手紙』を作ることになった役員さんのお役にたてたらと嬉しいです。

意外と作る機会が多いPTAお手紙。でも…作ってみると、

ママA

思ったように行の先頭が揃えられない!

パパB

行間がイメージと違う

ママC

フリガナってどうやってふる?

など…思ったとおりに設定できないなんてことありますよね?

他にも…厳しくチェックされて…げっそりしちゃったり…。

この記事では、そんな悩みを基本の作り方使える小技で解消していきます。

実際にお手紙を作成しながら、図解たっぷりに解説します。

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Word(ワード)とは?

マイクロソフトが開発した文章作成ソフトウェアです。Windows、Android、macOSで使用することができます。

まずはWord(ワード)を起動だ!

1.まずはパソコンのWord(ワード)をクリックしてみましょう。

2.クリックしたら、Wordのスタート画面が出てくると思います。そのうちの『白紙の文章』をクリックします。

3.Word(ワード)の編集画面が出てきましたね。編集してみましょう。

✔事前準備
最初に設定しておくポイント

最初に設定すると後の編集が楽になる5つのポイントをまとめました。

1.編集記号の表示/非表示ON

マイクロソフトワードで作るPTAお手紙 編集可視ボタン

:

編集記号の表示・非表示ボタン

こうすることで普段目に見えない編集記号(スペース・半角スペース・改ページ・改行・行区切り)を識別することができます。

2.文章の向きを決めよう

【横向き・縦向き】から選びます。

3.余白の幅をきめておこう。

単会によっては余白幅が指定されている場合もあるので確認してみましょう。指定が無ければ文章には『やや狭い』がおすすめです。文章が多いお手紙では『ユーザー設定の余白』をクリックして上端10.0mm、下端10.0mm、左端15.0mm、右端15.0mmがおすすめです。

4.表記ルールを決める

一つの文章のなかで、同じ意味の言葉が違う言葉で書かれていることを表記ゆれと言います。最初に、どの言葉を使うのか決めておくと読みやすい文章を書くことができます。

表記ルールのポイント

数字 

全角数字と半角数字は混在させやすいので、最初にどちらを使うか決めておきましょう。

  • 全角 ・ 半角 
漢字・ひらがな

漢字表記とひらがな表記の混同もよくあります。

  • 私たち ・ 私達
  • こども ・ 子ども ・子供
  • こどもたち・こども達・子どもたち・子ども達・子供たち・子供達
  • 本会 ・ 当会 
  • 子どもまつり ・ 子ども祭り

など

フォント

Wordのデフォルトのフォントは、游明朝に設定されています。使いたいフォントが決まっている場合は、はじめに設定しておきましょう。

また、文字サイズも決めておきましょう。デフォルトは10.5に設定されています。おすすめは11~12です。老人会や年配の方も見る場合は、さらに大きい14を使うこともあります。受け取る側が見やすい大きさに設定しておくと親切です。

5.スタイルを決める

お手紙のスタイルには文章タイプとポスタータイプがあります。出したいお手紙によってフォントの使い方も変わってきます。

できるだけフォントは揃えておくと読みやすくなります。

見出しと本文のフォントを変えて抑揚をつけます。

*講師の名前は架空の人物です
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ステップ①
定型文を入力しよう

まずはお手紙の『定型』をざっくり確認してみましょう。

お手紙の定型(例)

①令和6年3月7日

②保護者各位

③三角小学校PTA

④会長 丸山 花子

(表題)

⑥(本文)

⑦問い合わせ先
⑧▽▽@gmail.com

  • ①行目:発行日
  • ②行目:宛先
  • ③行目:送り主 (所属)
  • ④行目:送り主 (肩書・氏名)
  • ⑤行目:表題
  • ⑥行目:本文
  • ⑦行目:問い合わせ先
  • ⑧行目:メールアドレスや電話番号

お手紙の種類によっては、この定型と違う形になりますが、基本の型なので、ぜひ覚えておいてください。

とりあえず文章を入力

まずは、すべての文章を『左端のまま』入力していきます。この画像では文字サイズを12に設定したので、ゆったりした行間になっています。

左端・中央寄せ・右端を設定しよう

次は文の配置を設定していきます。それぞれの行ごとに、『左端・中央・右端』に設定してみましょう。

  •  ①行目:発行日
  •  ②行目:宛先
  • 右 ③行目:所属
  •  ④行目:肩書 氏名
  • 中央⑤行目:表題
  •  ⑥行目:本文
  •  ⑦行目:問い合わせ先
  •  ⑧行目:メールアドレスや電話番号

行間を設定する

今のままでは、行間が開きすぎているので適当な幅に設定します。次のように確認・設定してみてください。

段落前の間隔・段落後の間隔の削除

行間を詰めたい行を選択した状態で、行と段落の間隔(黄色枠)ボタンを押してます。

下部にある

  • 段落前の間隔を削除
  • 段落後の間隔を削除

をそれぞれ押してあらかじめ挿入されていた間隔を削除します。

すると

削除前
削除後

こんな風に行間を詰めることができました。

さらに行間を詰める方法
行間オプション

段落前・段落後の間隔の削除だけでもかなり行間をつめることができましたが、今度は行間のサイズ自体を指定して行間を詰める方法を説明します。

1.行間をつめたい行を選択して、行と段落の間隔ボタンを押します。

2.行間のオプションをクリックします。

3.インデントと行間隔のタブのうち「間隔」の項目

  • 行間(N:1行 → 固定値
  • 間隔(A:12pt → 20pt

と変更。

4.OKをクリックします。

すると…。

⇩のように、さらに行間を詰めることができます。

今回は20ptに指定しましたが、数値を変更して好みの間隔にしてみてください。

文字の横幅をそろえる

画像から、ほんの少しだけですが横幅に違うことがお分かりいただけると思います。この横幅をそろえる方法を確認してみましょう。

均等割り付けを使うコツ

均等割り付けは少し扱いにコツが必要です。

文字の横幅をそろえたい場合はエンタキーを含まない文字をドラッグする必要があります。

なので、

1.まずは文末に全角スペースを入れます。

2.三角小学校PTA□までを選択し、均等割り付けボタンをクリックします。文字数を7.1文字から8文字に変更にしOKをクリックします。

3.次に会長□丸山 花子□まで選択して、同じように均等割りをクリックし文字数を8文字に変更しOKをクリックします。

4.確認してみましょう

しっかりと両端が揃いました。

失敗例

エンターも含めた状態で均等割り付けボタンを押すとこんな感じになります。2度おすと左端に変更されます。

文末にスペースを挿入せずに文字を選択すると、なぜかエンターキーも含まれてしまいます。

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ステップ②
図形を挿入する

最後に問い合わせ先の枠を挿入します。

1.挿入>図形>正方形/長方形の順にクリックします。

2.挿入した四角を選択した状態で、図形の書式>テーマスタイルから背景が透明なものを選択しました。

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ステップ③
タイトルの文字サイズを大きくする

最後にタイトルの文字サイズを大きくします。

タイトルを大きくすることで、読みやすくなります。

\これで基本的なお手紙が完成しました/

文章を考えることは苦手なので…。例文については、もっと良い内容を検索いただくといいとおもいますが…。
これでお手紙完成です!

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おまけスキル

ルビ

「講演会の講師のお名前…読めない!」なんてことはないでしょうか。そんな時に活躍する「ルビ:ふりがな」のふり方を覚えましょう。

1.黄色枠「ルビ」をクリックします。

2.それぞれの読み(ルビ)を入力し OK をクリックします。

  • 配置:フリガナのレイアウト
  • フォント:フリガナのフォント
  • オフセット:漢字とフリガナの間隔
  • サイズ:フリガナの文字サイズ

3.確認してみましょう。ルビがふられました。

行の先頭をそろえる方法

「行の先頭をそろえたい!」という時に使える方法です。

1.まずは表示タブをクリックします。

2.その中のルーラーに✔をいれます。

3.ホームに戻って、先頭の位置を変えたい行を選択します。

4.ルーラーの▽をスライドさせて先頭の位置を変更します。
  ルーラー△をスライドしてぶら下がり文の位置を変更します。
  ルーラー□をスライドさせて、左インデント(文章の左端)を決めます。

ルーラーを上手に使えるようになると文字の先頭をそろえることが簡単にできるようになります。ぜひ試してみてください。

今回の記事

「Microsoft Wordでお手紙作成|PTAスキル①」の内容は

いかがだったでしょうか?

PTA役員時代に必死にインターネットで調べた内容を、今回記事にまとめました。あの時の私と同じようにWordで苦労されている方のお役に立てたらうれしいです。次回は、総会資料の作りを例に引き続きWordの使い方を解説します。ではまたお会いしましょう!

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