【Microsoft Word】マイクロソフト ワードでお手紙作成｜PTAスキル①

みなさん、こんにちは！管理人のジオです。

今回は

Microsoft Word マイクロソフトワードでお手紙を作る方法を解説します。

意外と作る機会が多いPTAお手紙。でも…作ってみると、

など…思ったとおりに設定できないなんてことありますよね？

他にも…厳しくチェックされて…げっそりしちゃったり…。

この記事では、そんな悩みを基本の作り方と使える小技で解消していきます。

はじめて『PTAのお手紙』を作ることになった役員さんのお役にたてたらと嬉しいです。

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知っているとは思うけど
Wordとは?

マイクロソフトが開発した文章作成ソフトウェアです。Windows、Android、macOSで使用することができます。

さぁ！Wordを起動だ！

✔ 最初に設定しておくこと

１．編集記号の表示/非表示をＯＮに

＊ホームタブ メニュー

２．文章の向きを決めよう

＊レイアウト メニュー

文章の向きを指定しましょう

• 横向き
• 縦向き

から選んでください。

３．余白の幅をきめておこう。

＊レイアウト メニュー

余白のエリアを決めましょう。

厳しい基準があるPTAや学校では、余白幅の指定があることもあります。文章が少ないお手紙であれば、おすすめは『やや狭い』です。文章が多いお手紙では『ユーザー設定の余白』をクリックして上端10.0mm、下端10.0mm、左端15.0mm、右端15.0mmがおすすめです。

表記ルールを決めておこう

一つの文章のなかで、同じ意味の言葉が違う言葉で書かれていることを表記ゆれと言います。

最初に、どの言葉を使うのか決めておくと読みやすい文章を書くことができます。

数字　

数字でよくある失敗が全角数字と半角数字の混同です。どちらにするのか決めておきましょう。

• 全角　・　半角　

漢字・ひらがな

よく書き違えてしますのが、漢字表記とひらがな表記の混同です。よく間違えやすいポイントなので、書いたあとも読み返して確認してみてください。

• 私たち　・　私達
• こども　・　子ども　・子供
• こどもたち・こども達・子どもたち・子ども達・子供たち・子供達
• 本会　・　当会　
• 子どもまつり　・　子ども祭り

など

フォント

Wordのデフォルトのフォントは、游明朝に設定されています。使いたいフォントが決まっている場合は、はじめに設定しておきましょう。

また、文字サイズも決めておきましょう。デフォルトは10.5に設定されています。おすすめは11～12です。老人会や年配の方も見る場合は、さらに大きい14を使うこともあります。受け取る側が見やすい大きさに設定しておくと親切です。

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定型文を入れてみよう

⇩

まずは文章を入力してみましょう

すべて左端のまま文字だけ入力していきます。この画像では文字サイズを12に設定したので、ゆったりした行間になっています。

⇩

左端・中央寄せ・右端を設定しよう

＊ホーム メニュー

文章が入力出来たら、次は文の配置を設定していきます。

それぞれの行ごとに、左端・中央・右端に設定してみましょう。

• 右　①行目：発行日
• 左　②行目：宛先
• 右　③行目：所属
• 右　④行目：肩書　氏名
• 中央⑤行目：表題
• 左　⑥行目：本文
• 右　⑦行目：問い合わせ先
• 右　⑧行目：メールアドレスや電話番号

⇩

行間を設定する

今のままでは、行間が開きすぎているので適当な幅に設定します。次のように確認・設定してみてください。

＊ホーム メニュー

段落前の間隔・段落後の間隔の削除

行間を詰めたい行を選択した状態で、行と段落の間隔ボタンを押してます。

下部にある

• 段落前の間隔を削除
• 段落後の間隔を削除

をそれぞれ押してあらかじめ挿入されていた間隔を取りはらってみましょう。

すると

こんな風に行間を詰めることができました。

さらに行間を詰める方法
行間オプション

段落前・段落後の間隔の削除だけでもかなり行間をつめることができましたが、今度は行間のサイズ自体を指定して行間を詰める方法を説明します。

１．行間をつめたい行を選択して、行と段落の間隔ボタンを押します。

２．行間のオプションをクリックします。

⇩のように、さらに行間を詰めることができます。

今回は20ptに指定しましたが、数値を変更して好みの間隔にしてみてください。

文字の横幅をそろえる

画像から、ほんの少しだけですが横幅に違うことがお分かりいただけると思います。この横幅をそろえる方法を確認してみましょう。

均等割り付けを使うコツ

均等割り付けは少し扱いにコツが必要です。

文字の横幅をそろえたい場合はエンタキーを含まない文字をドラッグする必要があります。

なので、

１．まずは文末に全角スペースを入れます。

２．三角小学校PTA□までを選択し、均等割り付けボタンをクリックします。文字数を7.1文字から8文字に変更にしOKをクリックします。

３．次に会長□丸山 花子□まで選択して、同じように均等割りをクリックし文字数を8文字に変更しOKをクリックします。

４．確認してみましょう

しっかりと両端が揃いました。

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図形を挿入する

最後に問い合わせ先の枠を挿入します。

１．挿入＞図形＞正方形/長方形の順にクリックします。

＊挿入 メニュー

２．挿入した四角を選択した状態で、図形の書式＞テーマスタイルから背景が透明なものを選択しました。

＊図形の書式 メニュー

タイトルの文字サイズを大きくする

最後にタイトルの文字サイズを大きくします。

＊ホームメニュー

タイトルを大きくすることで、読みやすくなります。

＼これで基本的なお手紙が完成しました／

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おまけスキル

ルビ

「講演会の講師のお名前…読めない！」なんてことはないでしょうか。そんな時に活躍する「ルビ：ふりがな」のふり方を覚えましょう。

１．黄色枠「ルビ」をクリックします。

＊ホーム メニュー

２．それぞれの読み（ルビ）を入力し　OK　をクリックします。

• 配置：フリガナのレイアウト
• フォント：フリガナのフォント
• オフセット：漢字とフリガナの間隔
• サイズ：フリガナの文字サイズ

３．確認してみましょう。ルビがふられました。

行の先頭をそろえる方法

「行の先頭をそろえたい！」という時に使える方法です。

１．まずは表示タブをクリックします。

＊表示メニュー

２．その中のルーラーに✔をいれます。

３．ホームに戻って、先頭の位置を変えたい行を選択します。

４．ルーラーの▽をスライドさせて先頭の位置を変更します。
　　ルーラー△をスライドしてぶら下がり文の位置を変更します。
　　ルーラー□をスライドさせて、左インデント（文章の左端）を決めます。

＊ホームメニュー

ルーラーを上手に使えるようになると文字の先頭をそろえることが簡単にできるようになります。ぜひ試してみてください。

まとめ

今回の記事

「Microsoft Wordでお手紙作成｜PTAスキル①」の内容は

いかがだったでしょうか？

PTA役員時代に必死にインターネットで調べた内容を、今回記事にまとめました。あの時の私と同じようにWordで苦労されている方のお役に立てたらうれしいです。次回は、総会資料の作りを例に引き続きWordの使い方を解説します。ではまたお会いしましょう！

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