GoogleドライブをPTAで使う方法｜総会資料編
zio
今回は、前回に引き続きGoogleドライブの使い方を解説します。その中でもドライブ内の資料を共有してPTA総会を楽にする方法をご紹介します。
この記事を読むと
PTA最大の仕事＝総会資料の印刷配付の負担がグッと楽になります。
私の経験では、総会資料の印刷・製本にかかっていた5時間×８人の労力を２０分×２人まで削減できました。
約10分で読むことができる記事です。ぜひ挑戦してみてください。
＜今回の内容＞
- 総会資料をGoogleドライブを使って保護者に共有する方法
- カンタンなQRコードの生成方法
前回の記事を読みたい方は↓のリンクからご覧ください。
GoogleドライブをPTAで使う方法｜引継ぎ編
PTAの効率化に欠かせないGoogleドライブの使い方を解説しています。G アカウントの作り方から共有機能を使った引継ぎ方法まで画像付きで説明します。
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おおまかな手順⇓⇓
STEP1
総会資料を作成する（例年通り）
STEP2
作成した資料をパスワード付きのPDFに変換して保存する
STEP3
パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する。
STEP4
総会開催のお知らせ＆表決票のお手紙にリンクコード（QRコード）を貼りつける
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目次
STEP1
総会資料を作成する
まずは総会資料を作成してください。次のSTEPで
- MicrosoftOffice Word
- iOSのPages
- Googleドキュメント
この３つの方法で、作成した総会資料のPDFにパスワードを設定していく方法を解説します。
STEP2
作成した資料をパスワード付きのPDFに変換して保存する方法
例年通り作成した総会資料をパスワード付のPDFに変換する方法を説明します。パスワードを設定することで、ホームページなどで公開した時に、部外者に内容を見られにくくします。
Microsoft Office Word の場合
1.Wordのメニュー[ファイル]から[名前を付けて保存]をクリックし、ファイルの種類にPDFを選択します。
2.画面中の[オプション]をクリックします。
3.[ドキュメントをパスワードで暗号化する]をクリック。
4.[OK]ををクリック。
5.パスワードを入力します。
6.[OK]をクリック。
7.保存先、作成者を入力して[保存]をクリック。これで完了です。
iOS Pages の場合
1.[ファイル]→[書き出す]→[PDF]の順にクリック。
2.「☑開くときにパスワードを要求する」 にチェックして、パスワードを入れます。
3.[保存]をクリック。
参照元：Apple ｜MacでPages書類をパスワード保護する
Googleドキュメントの場合
1.Googleドキュメントのファイル→ダウンロード→PDFの順にクリック。
２.次に、Adobe Acrobat オンラインツールにアクセスし、Googleアカウントでログインする。
Adobe Acrobat/オンラインツール/PDFにパスワードを設定
https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/password-protect-pdf.html
3.GoogleドキュメントからダウンロードしたパスワードのないPDFをAcrobatオンラインツールに参照する。
4.PDFにパスワードを設定し[パスワードを設定]をクリックする。
5.[ダウンロード]をクリックしてパスワード付きPDFをダウンロードできます。（無料）
参考：PDFのパスワード保護と圧縮方法
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/how-to/reduce-size-and-password-protect-pdfs.html
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STEP3
パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する
次に、作成したパスワード付のPDFをGoogleドライブにアップロードします。
手順.
1.Googleドライブを開き、[+新規]をクリックします。
2.[ファイルをアップロード]をクリック
3.パスワードを設定したPDFを参照してアップロードします。
4.アップロード出来たらPDFをクリックして、開いてみましょう。
5.パスワードを入力して、内容を確認してください。問題なければ完了です。
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STEP4
総会のお知らせにリンクコード（QRコード）を貼りつけ
紙面で総会開催のお知らせを配布すると想定して、お手紙に総会資料のQRコードを挿入する方法を解説します。
（イメージ図）
手順.
1.Googleドライブを開きQRコードを作成したいファイルの上で右クリックします。
2.[共有]をクリックします。
3.公開範囲を[リンクを知っている全員]に設定し、[リンクをコピー]をクリックします。
＊メールなどで会員に知らせる場合は、ココでコピーしたリンクをメールなどで共有してください。
4.Chromを開き、検索枠にコピーしたリンクを貼りつけて検索します。
5.表示されることを確認し、URL枠の☆の隣にある[このページを共有]をクリックします。
6.次に[QRコードを作成]をクリックします。
7.QRコードが生成されたら、[ダウンロード]をクリックします。
8.最後にお手紙に、QRコードを挿入し完成です。
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まとめ
いかがだったでしょうか。
Googleドライブを活用して、総会資料をデジタル化すると、印刷業務が大幅に軽減されます。
私の経験ですと、総会資料の印刷・製本にかかっていた5時間×８人の労力→２０分×２人まで削減できました。読んでいただいてもわかる通り、知識さえ身に着ければ、そこまで難しい作業ではありません。ぜひ活用してください。
さらに、関連記事で紹介しているデジタル投票を使うと、PTA本部の作業も削減されますし、共働きで総会に参加できない保護者にとっても便利です。総会議案の成立に必要な有効票も集めやすいので御活用ください。
関連記事| Googleフォームで作る！PTA便利アイテム123
PTAによってはデジタル化に反対する方が多いPTAもあると思いますが、まずは1度やってみてください。やってみて便利なものや簡単なものは、少しずつ浸透していきます。その際はお手紙例にもあるように、紙の総会資料を希望する方にも配慮した方法を考えてみてください。
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