GoogleドライブをPTAで使う方法|総会資料編

前回の記事

の続きです。

この記事を読むと

PTA最大の仕事=総会資料の印刷配付の負担がグッと楽になります。どうやるかというと、総会資料をデジタル化しちゃいます。

私の経験では、総会資料の印刷・製本にかかっていた5時間×8人の労力20分×2人まで削減できました。約10分で読むことができる記事です。ぜひ挑戦してみてください。

おおまかな手順⇓⇓

  1. 総会資料を作成する(例年通り)
  2. 作成した資料をパスワード付きのPDFに変換して保存する
  3. パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する。
  4. 総会開催のお知らせ&表決票のお手紙にリンクコード(QRコード)を貼りつける

+α Googleフォームでデジタル投票フォームをつくると、集計まで自動

関連記事で解説しています

Googleフォームで作る!PTA便利アイテム123

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事前準備
総会資料を作成する

総会資料の作成は普段通りに行ってください。この項目では、作成したPDFにパスワードを設定し、外部に見られにくい設定にしていきます。

今回は

  • Microsoft Word 
  • iOSのPages
  • Googleドキュメント

この3つの方法で、PDFにパスワードを設定していきます。

作成した資料をパスワード付きのPDFに変換して保存する方法

Microsoft Word Windowsの場合

1.[名前を付けて保存]をクリックし、ファイルの種類にPDFを選択する

2.[オプション]をクリック

3.[ドキュメントをパスワードで暗号化する]をクリック

4.[OK]ををクリック

5.パスワードを入力します。[OK]をクリック

6.保存先、作成者を入力して[保存]をクリック。これで完了です。

iOS Pages の場合

1.[ファイル]→[書き出す]→[PDF]の順にクリック

2.「☑開くときにパスワードを要求する」 にチェックして、パスワードを入れる。

3.[保存]

参照元:Apple |MacでPages書類をパスワード保護する

Googleドキュメントの場合

1.Googleドキュメントのファイル→ダウンロード→PDFの順にクリック

2.次に、Adobe Acrobat オンラインツールにアクセスし、Googleアカウントでログインする。

Adobe Acrobat/オンラインツール/PDFにパスワードを設定

https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/password-protect-pdf.html

3.GoogleドキュメントからダウンロードしたパスワードのないPDFをAcrobatオンラインツールに参照する。

4.PDFにパスワードを設定し[パスワードを設定]をクリックする。

5.[ダウンロード]をクリックしてパスワード付きPDFをダウンロードできます。(無料)

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パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する

1.Googleドライブを開き、[+新規]をクリック

2.[ファイルをアップロード]をクリック

3.パスワードを設定したPDFを参照してアップロードします。

4.アップロード出来たらPDFをクリックして、開いてみましょう。

5.パスワードを入力して、内容を確認してください。問題なければ完了です。

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総会のお知らせにリンクコード(QRコード)を貼りつけ

会員に紙で配るお手紙に総会資料のQRコードを挿入します。(イメージ図)

イメージ図

1.Googleドライブを開きリンクを作成したファイルの上で右クリック。

2.[共有]をクリックします。

3.公開範囲を[リンクを知っている全員]に設定し、[リンクをコピー]をクリックします。

4.Chromの別タブを開き、検索枠にコピーしたリンクを貼りつけて検索します。

5.表示されることを確認し、URL枠の☆の隣にある[このページを共有]をクリックします。

6.[QRコードを作成]をクリック

7.[ダウンロード]をクリック

8.最後にお手紙に、QRコードを挿入し完成です。

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まとめ

いかがだったでしょうか。

Googleドライブを活用して、総会資料をデジタル化すると、印刷業務が大幅に軽減されます。

私の経験ですと、総会資料の印刷・製本にかかっていた5時間×8人の労力20分×2人まで削減できました。読んでいただいてもわかる通り、知識さえ身に着ければ、そこまで難しい作業ではありません。ぜひ活用してください。

さらに、関連記事で紹介しているデジタル投票を使うと、PTA本部の作業も削減されますし、共働きで総会に参加できない保護者にとっても便利です。総会議案の成立に必要な有効票も集めやすいので御活用ください。

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