GoogleドライブをPTAで使う方法｜総会資料編
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PTA最大の仕事＝総会資料の印刷配付の負担がグッと楽になります。どうやるかというと、総会資料をデジタル化しちゃいます。
私の経験では、総会資料の印刷・製本にかかっていた5時間×８人の労力を２０分×２人まで削減できました。約10分で読むことができる記事です。ぜひ挑戦してみてください。
おおまかな手順⇓⇓
- 総会資料を作成する（例年通り）
- 作成した資料をパスワード付きのPDFに変換して保存する
- パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する。
- 総会開催のお知らせ＆表決票のお手紙にリンクコード（QRコード）を貼りつける
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目次
事前準備
総会資料を作成する
総会資料の作成は普段通りに行ってください。この項目では、作成したPDFにパスワードを設定し、外部に見られにくい設定にしていきます。
今回は
- Microsoft Word
- iOSのPages
- Googleドキュメント
この３つの方法で、PDFにパスワードを設定していきます。
作成した資料をパスワード付きのPDFに変換して保存する方法
Microsoft Word Windowsの場合
1.[名前を付けて保存]をクリックし、ファイルの種類にPDFを選択する
2.[オプション]をクリック
3.[ドキュメントをパスワードで暗号化する]をクリック
4.[OK]ををクリック
5.パスワードを入力します。[OK]をクリック
6.保存先、作成者を入力して[保存]をクリック。これで完了です。
iOS Pages の場合
1.[ファイル]→[書き出す]→[PDF]の順にクリック
2.「☑開くときにパスワードを要求する」 にチェックして、パスワードを入れる。
3.[保存]
参照元：Apple ｜MacでPages書類をパスワード保護する
Googleドキュメントの場合
1.Googleドキュメントのファイル→ダウンロード→PDFの順にクリック
２.次に、Adobe Acrobat オンラインツールにアクセスし、Googleアカウントでログインする。
Adobe Acrobat/オンラインツール/PDFにパスワードを設定
https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/password-protect-pdf.html
3.GoogleドキュメントからダウンロードしたパスワードのないPDFをAcrobatオンラインツールに参照する。
4.PDFにパスワードを設定し[パスワードを設定]をクリックする。
5.[ダウンロード]をクリックしてパスワード付きPDFをダウンロードできます。（無料）
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パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する
1.Googleドライブを開き、[+新規]をクリック
2.[ファイルをアップロード]をクリック
3.パスワードを設定したPDFを参照してアップロードします。
4.アップロード出来たらPDFをクリックして、開いてみましょう。
5.パスワードを入力して、内容を確認してください。問題なければ完了です。
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総会のお知らせにリンクコード（QRコード）を貼りつけ
会員に紙で配るお手紙に総会資料のQRコードを挿入します。（イメージ図）
1.Googleドライブを開きリンクを作成したファイルの上で右クリック。
2.[共有]をクリックします。
3.公開範囲を[リンクを知っている全員]に設定し、[リンクをコピー]をクリックします。
4.Chromの別タブを開き、検索枠にコピーしたリンクを貼りつけて検索します。
5.表示されることを確認し、URL枠の☆の隣にある[このページを共有]をクリックします。
6.[QRコードを作成]をクリック
7.[ダウンロード]をクリック
8.最後にお手紙に、QRコードを挿入し完成です。
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まとめ
いかがだったでしょうか。
Googleドライブを活用して、総会資料をデジタル化すると、印刷業務が大幅に軽減されます。
私の経験ですと、総会資料の印刷・製本にかかっていた5時間×８人の労力→２０分×２人まで削減できました。読んでいただいてもわかる通り、知識さえ身に着ければ、そこまで難しい作業ではありません。ぜひ活用してください。
さらに、関連記事で紹介しているデジタル投票を使うと、PTA本部の作業も削減されますし、共働きで総会に参加できない保護者にとっても便利です。総会議案の成立に必要な有効票も集めやすいので御活用ください。
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