PTAの総会資料をGoogleドライブで共有する方法｜パスワード付きPDFの作り方も
ziomatsu
総会資料の印刷・配布といった「準備の手間」を、Googleドライブを使ってグッと楽にする方法を解説します。
私はこの方法で、それまで5時間×８人の労力が必要だった総会準備を２０分×２人まで削減できました。
- 総会資料の印刷や配布の負担が減ります
- 総会当日に参加できないご家庭にも、資料を届けられます
まずは、総会資料をデジタルで配布する流れを確認してみましょう。
全体の流れ
- STEP1 総会資料を作成する
- STEP2 資料をパスワード付きのPDFにする
- STEP3 パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する。
- STEP4 『総会開催のお知らせ』のお手紙にQRコードを貼りつける
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投稿者
Zio ジオ >
高校生・中学生・小学生の３人のお母ちゃん。小学校と中学校のPTA本部を経験。任期中はコロナ禍ということもあってPTAのICT化に全力で取り組む。その時の経験から『現場ー最優先』の考え方ややり方を提案。
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STEP1
総会資料を作成する
まずは、例年通りに総会資料を作成します。
最終的に1つのドキュメントにまとめられれば、Wordでも、Pagesでも、GoogleドキュメントでもOKです。
「総会資料の作り方がわからない」という方はコチラをどうぞ↓
PTA総会資料をWordで作る方法｜見てわかる基本の作り方｜実例PDFあり
STEP2
作成した資料をパスワード付きのPDFに変換して保存する方法
総会資料ができたら、パスワード付きPDFに変換していきます。
総会資料には、学校名や個人名、PTAの情報など一般公開には向かない情報が含まれているからです。
PDFそのものにパスワードを設定しておけば、リンクだけでは内容を確認できない状態にできます。
Microsoft Office Word の場合
１．PDFとして保存する
Wordメニューの[ファイル]から[名前を付けて保存]をクリックし、ファイルの種類にPDFを選択します。
２．オプションを開く
保存画面中の[オプション]をクリックします。
３．PDFを暗号化する
[ドキュメントをパスワードで暗号化する]にチェックを入れ、[OK]をクリック。表示された画面にパスワードを入力し、[OK]をクリックして[保存]すると、パスワード付きPDFの完成です。
Mac版 Pages の場合
1.編集画面上部の[ファイル]から「ファイル」＞「パスワードを設定」の順にクリックし、.「☑ 開くときにパスワードを要求する」 にチェックして、パスワードを入れます。
２.[保存]をクリックして完成です。
参照元：Apple｜MacでPages書類をパスワード保護する
Googleドキュメントの場合
Googleドキュメントは、パスワード付きのPDFを作る機能がないので外部のAdobe Acrobat オンラインツールでパスワードを後付けします。
参照：Adobe Acrobatオンラインツール｜PDFにパスワードを設定
※総会資料に個人情報などが含まれる場合は、外部サービスへのアップロードについて、PTA内で確認してから利用してください。
1.GoogleドキュメントでPDFを作る
Googleドキュメントの[ファイル]から、[ダウンロード]→[PDF]の順にクリックしてPDFをダウンロードします。
２.Adobe Acrobat オンラインツールでPDFにパスワードをつける。
Adobe Acrobat オンラインツールにアクセスします。
3.Acrobatオンラインツールで「パスワードをつけたいPDF」を参照し、パスワードを入力して、[パスワードを設定]をクリックします。
４.[ダウンロード]をクリックし、パスワード付きPDFをダウンロード(無料)します。
参照：Adobe Acrobatオンラインツール｜PDFのパスワード保護と圧縮方法
STEP3
パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する
次に、作成したパスワード付きPDFをGoogleドライブにアップロードします。
1.PDFをGoogleドライブにアップロードする
Googleドライブを開き、[+新規]をクリックし、[ファイルをアップロード]をクリック。「パスワードを設定したPDF」を参照してアップロードします。
２.PDFを確認する
アップロード出来たらパスワードを入力して、内容を確認してください。問題なければ完了です。
STEP4
総会のお知らせにQRコードを貼りつける
次は、総会資料を保護者に配布する方法です。
Googleドライブに保存したパスワード付きPDFの共有リンクをQRコードにして、保護者宛のお手紙に貼り付けます。
1.共有リンクをコピーする
Googleドライブを開き、総会資料のPDFの上で右クリックし、[共有]をクリックします。
一般的なアクセスの項目で、[リンクを知っている全員]と[閲覧者]を選択します。
下の[リンクをコピー]からリンクをコピーします。
２．QRコードを作る
コピーしたリンクをChromeで開き、URL枠の右隅にある[ ⁝ ]をクリックします。
[キャスト、保存、共有]→[QRコードを作成]の順にクリックします。
QRコードが生成されたら、[ダウンロード]をクリックします。
３．「総会開催のお知らせ」に貼り付ける
ダウンロードしたQRを、総会開催のお手紙に貼り付けます。これで、保護者のスマホで総会資料を見てもらうことができます。
※中には紙面での総会資料を希望するご家庭もあると思うので、同時に紙面配布希望届も添えておくと親切です。
まとめ
いかがだったでしょうか。
Googleドライブを活用して、総会資料をデジタル化すると、印刷業務が大幅に軽減されます。
私も、総会資料の印刷・製本にかかっていた5時間×８人の労力を２０分×２人まで削減できました。
そこまで難しい作業ではないので、ぜひ活用してみてください。
さらに、関連記事で紹介しているデジタル投票を使うと、PTA本部の作業も削減されますし、共働きで総会に参加できない保護者にとっても便利です。総会議案の成立もしやすいのでないでしょうか。
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PTAによってはデジタル化反対が多いPTAもあると思いますが、まずは1度やってみてください。やってみて便利なものや簡単なものは、少しずつ浸透していきます。また、紙の総会資料を希望する方にも配慮した方法も残しておくと雰囲気よく変わっていけると思います。
