【総会資料共有編】PTA資料をGoogleドライブで共有する方法｜一度使うと戻れない！

＊この記事は2023年に執筆した内容を、2026年に対応した内容に再編集したものです。

前回の記事を読みたい方は↓のリンクからご覧ください。

【引継ぎ編】PTAでGoogleドライブを使う方法｜誰でもできる！ファイル共有と引継ぎ方をわかりやすく解説

PTAの効率化に欠かせないGoogleドライブの引継ぎ方を、誰でも迷わずできるように図解多めで紹介します。

Zio-Start.com

Googleフォームで作れます！デジタル投票の作り方も解説：

2025年版｜PTAで使えるGoogleフォーム｜PTAアンケート サンプル123

Googleフォームを使って、ＰＴＡ活動が楽になる便利アイテムを作ってみようという記事です。お金をかけずにＰＴＡの効率化を目指したい方におすすめします！

Zio-Start.com

総会資料の作り方が知りたい方はコチラがおすすめ

【完全保存版】Wordで作るPTA総会資料の作り方｜令和8年度対応！図解でやさしく解説｜サンプルPDF配布中

PTA総会資料の作り方をWordで解説。構成・レイアウト・見やすい資料のコツを図解で紹介し、サンプルPDFも配布。初めてでも迷わない令和8年度対応の実践ガイド。

Zio-Start.com

関連シリーズ

• Google Siteで作る！簡単PTAホームページ
• Googleフォームで作る！PTA便利アイテム123
• 【完全保存版】Wordで作るPTA総会資料の作り方｜令和8年度対応！図解でやさしく解説｜サンプルPDF配布中

この後のおおまかな手順⇓⇓

広告｜AdSense

STEP1
総会資料を作成する

まずは総会資料を作成してください。次のSTEPで

• MicrosoftOffice Word　
• iOSのPages
• Googleドキュメント

この３つの方法で、作成した総会資料のPDFにパスワードを設定していく方法を解説します。

STEP2
作成した資料をパスワード付きのPDFに変換して保存する方法

例年通り作成した総会資料をパスワード付のPDFに変換する方法を説明します。パスワードを設定することで、ホームページなどで公開した時に、部外者に内容を見られにくくします。

Microsoft Office Word の場合

1.Wordのメニュー[ファイル]から[名前を付けて保存]をクリックし、ファイルの種類にPDFを選択します。

2.画面中の[オプション]をクリックします。

3.[ドキュメントをパスワードで暗号化する]をクリック。

4.[OK]ををクリック。

5.パスワードを入力します。

6.[OK]をクリック。

7.保存先、作成者を入力して[保存]をクリック。これで完了です。

iOS Pages の場合

1.[ファイル]→[書き出す]→[PDF]の順にクリック。

2.「☑開くときにパスワードを要求する」　にチェックして、パスワードを入れます。

3.[保存]をクリック。

参照元：Apple　｜MacでPages書類をパスワード保護する

Googleドキュメントの場合

1.Googleドキュメントのファイル→ダウンロード→PDFの順にクリック。

２.次に、Adobe Acrobat オンラインツールにアクセスし、Googleアカウントでログインする。

3.GoogleドキュメントからダウンロードしたパスワードのないPDFをAcrobatオンラインツールに参照する。

4.PDFにパスワードを設定し[パスワードを設定]をクリックする。

5.[ダウンロード]をクリックしてパスワード付きPDFをダウンロードできます。（無料）

PR|AdSense

STEP3
パスワード付きPDFをGoogleドライブに保存する

次に、作成したパスワード付のPDFをGoogleドライブにアップロードします。

手順.

1.Googleドライブを開き、[+新規]をクリックします。

2.[ファイルをアップロード]をクリック

3.パスワードを設定したPDFを参照してアップロードします。

4.アップロード出来たらPDFをクリックして、開いてみましょう。

5.パスワードを入力して、内容を確認してください。問題なければ完了です。

PR|AdSense

STEP4
総会のお知らせにリンクコード（QRコード）を貼りつけ

紙面で総会開催のお知らせを配布すると想定して、お手紙に総会資料のQRコードを挿入する方法を解説します。

（イメージ図）

手順.

1.Googleドライブを開きQRコードを作成したいファイルの上で右クリックします。

2.[共有]をクリックします。

3.公開範囲を[リンクを知っている全員]に設定し、[リンクをコピー]をクリックします。

＊メールなどで会員に知らせる場合は、ココでコピーしたリンクをメールなどで共有してください。

4.Chromを開き、検索枠にコピーしたリンクを貼りつけて検索します。

5.表示されることを確認し、URL枠の☆の隣にある[このページを共有]をクリックします。

6.次に[QRコードを作成]をクリックします。

7.QRコードが生成されたら、[ダウンロード]をクリックします。

8.最後にお手紙に、QRコードを挿入し完成です。

PR|AdSense

まとめ

Googleドライブを活用すると、総会資料の印刷作業を大きく減らすことができます。

私の経験では、5時間×8人の労力 → 20分×2人 まで削減できました。

知識さえ身につければ、そこまで難しい作業ではありません。

またGoogleフォームを使ったデジタル投票にすれば、集計作業の負担も軽減できます。

共働きで総会に参加できない保護者にとっても便利です。

関連記事| Googleフォームで作る！PTA便利アイテム123

一方で、デジタル化が難しいPTAもあると思います。

その場合は、紙の総会資料の配布も併用するなど、できるところから試してみてください。

それでも、どうしてもデジタル化がむずかしい場合は、『ネット印刷』を利用する方法もあります。あわせて検討してみてください

関連記事｜PTAでネット印刷を使ってみて！ラク作業

やってみて便利なものは、少しずつ浸透していくので、焦らずゆっくり検討してみてください。

PR|AdSense