【Microsoft Word】マイクロソフト ワードで作る総会資料

Zio :　みなさん、こんにちは！

今回は

Microsoft Word(マイクロソフトワード)を使って『PTAの総会資料』を作っていきます。

前回の『Microsoft Word（マイクロソフトワード）で作るPTAお手紙』では、一般的なPTAお手紙の作成方法を確認しました。今回はその方法に新たな小技を加えて、みなさんが苦戦する『総会資料』を作成していきます。

例えば…

など…など…そんな悩みを解決します。前回よりも少し応用的な内容ですが、図解も使ってわかりやすく解説していきますのでぜひ作ってみてください。

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まずは総会資料の構成をみてみよう

一般的なPTA総会資料の構成です⇩

それぞれの特色

総会資料には、各団体ごとの伝統や形式があると思います。

なので今回紹介する物は一例と思って読み進めてください。この通りに作らなくてはいけないわけではありません。

参考になる部分だけ取り入れて、『例年よりも楽に総会資料が完成！』したらうれしいです。

では、早速作っていきましょう。

作成開始‼

まずはWordを起動します。

次に、前回に続き…先に初期設定を行いましょう。

→詳しい方法は 『Wordでお手紙作成』を参考に設定してみてください。

表題の作り方

表題は、前回の『Wordで作るPTAお手紙』の内容でほとんど作ることができます。それプラス⇩の新しい小技を使って少しアレンジしていきましょう。

ページ罫線の追加

紙面の４辺に加える装飾「ページ罫線」をカンタンにいれる方法です。

＊デザインメニュー

挿入メニューの『図形（四角）』よりも、デザイン機能の『ページ枠線』を使ったほうが簡単にページにあった均一に囲った枠線を挿入することができます。

手順

1. デザイン＞ページ罫線をクリックします。
2. 囲む(X)をクリックします。
3. OKをクリックします。

そんな時は …

　⇒OKボタンのすぐ上にある 設定対象(L)を『このセクション-１ページ目のみ』に設定します。

これで、表題だけに枠線を追加することができます。

改ページの挿入

改ページはマークしたところから先を次ページに送るマークです。

ページ数がある文章を作る時によく使います。改行などでページ毎のレイアウトが崩れてしまうことを防ぎます。

＊挿入メニュー

手順.

１．改ページを入れたいところにカーソルをあわせます。

２．挿入メニュー＞ページの区切りをクリックします。

３．改ページのマークが入っていることを確認してください。

次第 (プログラム)の作り方

対面形式の総会を開催する場合に入っていることが多いページです。次第サンプルを参考に作ってみましょう。

『あれ？プログラム番号が抜けているぞ？』っと思った方　大正解です。

今回は、プログラム番号をWordの機能『段落番号（箇条書き）』を使って挿入していきます。

段落番号（箇条書き）の入れ方

手順

１．段落番号を入れたい範囲を選択します。

２．段落番号ボタンをクリックします。V　をクリックすると段落番号のスタイルを変更することができます。

３．必要のないところに入った段落番号は[delete]か[backspace]で削除すると、自動的に次の行の番号がふりなおされます。

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議事の作り方

議事メニュー

議案を一覧にした議事メニューを作ってみましょう。こちらもとてもシンプルなのですぐに作ることができると思います。

左端をそろえる方法は『Wordで作るPTAお手紙』で解説しています。参考にしてみてください。

…続けて議案を作っていきます。

議案①　事業報告　の作り方

１年間にどんな行事を行ったのか報告する事業報告を作ってみましょう。形式は各会によって異なるとは思いますので一例です。

Word表の使い方

表を挿入する

＊挿入メニュー

まずは編集画面に表を挿入してみましょう。

手順

１．挿入メニュー＞表の順番にクリックします。

２．表の挿入(I) をクリックし、列と行の数を入力してOKをクリックします。

＊自動調整オプションは既定のままにしておきましょう。

列と行を追加する

手順

１．表の端で線上にマウスを合わせると＋ボタンが表示されます。

２．＋ボタンをクリックするとそれぞれ列と行を追加できます。

• 横軸の＋をクリック　行を増やす
• 縦軸の＋をクリック　列を増やす

列の幅をそろえる

３．列のタブをクリックし、「幅を指定する」のチェックボックスにチェックを入れ、列の幅を入力します。（画像では10ｍｍ）

この方法さえ押さえておくと、編集中に列の幅がバラバラになってしまっても慌てることなく揃えることができます。

行の高さをそろえる

１．列と同様に、揃えたい行を選択（ドラッグ）し、右クリックします。

２．表示された中から『表のプロパティ(R)』をクリック。

３．行のタブをクリックして『高さをしていする(S)』にチェックを入れて、行の高さを入力します。（画像では10ｍｍ）

４．最後に『OK』を押せば、行の高さをそろえることができます。

セル内の余白を変更する

Wordの表は1つのセル内の余白がデフォルト上下0mmで左右が1.9mmに設定されています。表に記載する内容によっては、この余白が原因で表示が端切れたり、改行になることがあります。このセクションでは余白を変更する方法を確認してみましょう。

１．余白を変更したいセルをドラッグした状態で、右クリックします。

２．『表のプロパティ(R)』をクリックして、セルのタブを選びます。

３．右下のオプションボタンをクリックします。

４．「表全体を同じ設定にする(S)」からチェックを外し、余白の値を変更します。

この機能には注意点があります。複数のセルを選択した状態だと指定した余白幅にならないことがあります。変更後は目視で確認してみてください。必要に応じてセルごとに余白幅を指定してみてください。

＊載せたい情報が多い時…よく使う方法です。

文字の配置

左右の配置

セル内の文字もホームメニューの黄色枠（左端・中央・右端・両端）から指定することができます。

＊行の高さも指定することができます。

上下の配置

セル内の上下の配置は「表のプロパティ(R)」のセルのタブから指定できます。

Word図形の使い方

相関図や組織図をつくるときに便利な図解をWordの図形を使って作ってみましょう。

図形を挿入する

＊挿入メニュー

手順

１．挿入メニュー＞図形の順にクリックし、挿入したい形をクリックすると編集画面に表示されます。

ブロックの大きさを整える

＊図形の書式メニュー

手順

１．サイズを変更したい図形を選択します。（複数可）

＊選択された図形には角に〇が表示されます。

２．図形の書式メニュー＞サイズ から縦・横の大きさを指定することができます。⇧⇩の画像の枠内に数値を入力してください。

例えば大きさの違う図形を4つ同時に選択して、図形の書式＞サイズの枠内にサイズを入力すると⇩のように同じサイズにすることができます。

４つ同時に選択する方法：１つの図形をまずマウス等でクリックし、２つ目の図形を『Shift』を押しながらクリック、同様に３つ目、４つ目の図形も『Shift』を押しながらマウスをクリックすると４つ同時に選択することができます。

左端・中央・右端・上端・中央・下端に揃える

手順

１．図形の書式＞配置 をクリックします。

２．今回は『右揃え』にしますが以下から配置を選ぶことができます。

図形の枠線・塗りつぶしの色を変える

＊図形の書式メニュー

図形の枠線と塗りつぶし（図形の内側）は色を変えることが来ます。

図形内の余白

図形内に文字を配置することもできます。

でも…

入力した文字がちゃんと見えなくなることがあります。

その原因の一つに図形の内側に設定されている『デフォルトの余白』があります。

図形内の余白を調整してみましょう。

手順

１．図形スタイルの右端にある拡張ボタンを押して、図形の書式設定メニューを開きます。

２．図形オプション＞テキストボックスの順にクリックし、余白を設定します。

　＊この時に『余白に合わせて図形サイズを調整する』のチェックは外しておきましょう。

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前半は

『総会資料』でよく使う『表の使い方』と『図形の使い方』を中心に解説しました。

後半は

前半の内容を応用として決算報告と予算案を作っていきます。それを基に事業計画や予算案はコピー＆ペーストで簡単に仕上げていきます。

議案②③ 決算報告兼監査報告書 の作り方

決算報告と監査報告書が一体になった決算報告兼監査報告書を作っていきます。

作成には『Word表の使い方』でも使用した 挿入メニュー＞表 を使います。

表で作る決算報告

それでは決算報告を作ってみましょう。

表・罫線の使い方

表の中でセルとセルを区切る線を罫線(けいせん)と言います。

この罫線を上手に使って見やすい表を作っていきましょう。

例えば、上の表…

項目と（細目）は、見た目は同じ枠内ですが、実際は分かれています。別々の枠ですが罫線を引かずに見た目上『１つの枠』として表現しています。

同じように補助金の項目では、６つのセルがあり、以下のように罫線が引かれています。

補助金	（空欄）
（空欄）	市助成金
（空欄）	自治会助成金

支出の表でも同じように罫線を使って分類しています。

＊黄色枠部分に細目の合計金額が入ります。

セル内の余白を調整する

次に、レイアウトの微調整をしていきます。

『令和５年度決算』の列と『令和５年度予算』の列のセル内の余白幅が違っています。Word表の使い方では、こうした場合　表のプロパティ＞セル＞オプション＞セル内の配置から調整しました…

でも実は

「この方法では解決できなかった！」

といパターンもあります。もし、Word表の使い方の解決方法がうまくできなかった時は次の方法を試してみてください。別の原因があるかもしれません。

考えられる原因

原因はセルにカーソルを入れるとわかります。下の画像を確認してみてください。

今回のズレは、セル内の右インデント（目盛り上の△）の位置がそれぞれ違うことが原因です。

＊目盛り：ルーラーといいます。

解決方法①

【カンタンに揃えたい場合】

手順

１．移動したい枠にカーソルを合わせます。

２．その状態で、目盛り（ルーラー）上に表示されている右インデントにマウスを合わせて左クリック（長押し）。

３．クリックしたまま位置をずらして揃えることができます。

＊細かい調整を行いたい場合は、ルーラーをクリックした状態で alt キーを押すとさらに細かい設定も可能です。

解決方法②

【確実に同じ余白にしたい場合】

手順

１．行と段落の間隔ボタンをクリックし、行間オプションをクリック。

２．インデントの位置　右(R)の枠内の数字を同じにそろえると確実に同じ余白幅にすることができます。

完成‼

余白幅を指摘されることはほとんどありませんが…揃っていると見やすいですので、良かったらそろえてみてください。

議案④　事業計画

次年度の事業計画を作っていきましょう。

最も簡単な作り方は事業報告をコピー＆ペーストして日にちを変更する方法です。

手順

１．令和5年度事業報告の表の左上にある✙をクリックします。

２．クリックすると表全体が選択されるので、その状態で右クリックし「コピー」をクリックします。

３．『議題３　令和6年度事業計画』のページに移動して、表を挿入したい場所にカーソルを合わせ右クリックをして貼り付けオプションの「元の書式を保持（K）」をクリックします。事業報告の表が貼り付けられたはずです。

４．日にちの項目を書き換えて完成です。

完成！

議案⑤　予算案

予算案も事業計画同様に決算報告書をコピーすると簡単に作ることができます。

＊単会によっては、令和５年度予算額との対比になる場合もあります。（今回は令和５年度決算額との対比です。）

完成図

あっという間に完成です！

議案⑥　役員改選

議案⑦　会則改正・細則改正

こちらも表を使って簡単につくることができます。

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まとめ

『WordでつくるPTA総会資料』は以上になります。お疲れさまでした。

いかがだったでしょうか。

追記：

今回の記事公開後に何件かご指摘とお問合せをいただきました。

ご指摘：予算案の数値がめちゃくちゃになっていましたΣ(´∀｀；)ﾋﾞｯｸﾘ。大変申し分けありませんでした。

ご指摘いただきました読者さま、改めてお礼もうしあげます。ご指摘いただけるだけ見ていただけるようになってきたことを嬉しく思いつつ、今後の対策を考えていきたいと思います。

技術的なお問合わせ：お問合せいただいた内容を反映し更新してあります。

今後もお問合せいただいた内容を反映して追記していく予定ですので、気になることや質問がありましたら、コメント欄または当サイトお問合せよりご相談ください。

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