PTA総会資料をWordで作る方法｜見てわかる基本の作り方｜実例PDFあり
ziomatsu
今回は
PTA総会資料を、「サンプル総会資料」を見ながら、Wordで作っていきます。
実際の総会資料の表紙から各議案まで、完成形を確認しながら進められるので、迷わず作れると思います。
まずは、こちらのサンプルをご覧ください。
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投稿者
Zio ジオ >
高校生・中学生・小学生の３人のお母ちゃん。小学校と中学校のPTA本部を経験。任期中はコロナ禍ということもあってPTAのICT化に全力で取り組む。その時の経験から『現場ー最優先』の考え方ややり方を提案。
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PTA総会資料の構成
まずは、今回作る総会資料全体の構成を確認しておきましょう。
今回のサンプルは、次のような構成になっています。
| 表紙 | 令和8年度総会資料、日時 など | |
| 次第 | 司会、あいさつ、議長、議案 など | |
| 議事 | 前年度報告 | 事業報告 |
| 決算報告 | ||
| 監査報告 | ||
| 本年度計画 | 事業計画 | |
| 予算案 | ||
| 役員改選 | ||
| 会則改正 | ||
PTAによって、入っている項目や順番は違うと思いますので、前年の総会資料や会則を確認しながら、自分たちのPTAに必要なものを並べていきましょう。
では、作っていきます。
最初に決めておくこと
まずは、最初に資料全体の設定を決めておきます。
例えば、こんな感じです。
| 用紙サイズ | A4 |
| 余白 | ユーザー指定 上下19㎜ 左右15㎜ |
| フォント | 見出し 游明朝 ／本文 游明朝 |
| 文字サイズ | 見出し 16pt ／ 本文 12pt |
| 行間 | 見出し 25pt ／ 本文 固定値 24pt ／ 表 20pt |
| 表記ルール | 一般の数字 半角 ／ 議題番号のみ全角 など |
複数人で分担して作る場合、最初にここを揃えておくと、あとからページを合わせた時も見た目がバラバラになりにくくなります。
その他のWordの基本的な設定については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
1. 表紙を作る
まずは1ページ目の表紙を作っていきます。
サンプル総会資料の表紙を見ながら、タイトルを配置してみましょう。
このサンプルでは、
- 年度
- 総会資料
- 議案
- 開催日
- PTA名
というシンプルな構成です。
文字を中央に配置し、年度と「総会資料」の文字サイズを変えるだけでも、表紙らしくなります。
今回のサンプルでは、さらにページ罫線を使っています。
ページ罫線を入れる
１．Wordの編集タブ「デザイン」＞「ページ罫線」をクリックします
２．表示された「罫線と網掛け」のメニューから「ページ罫線」タブをクリック
３．「囲む」を選択し、線の種類、太さを選びます。
４．つぎに「設定対象」を「このセクションー1ページ目のみ」を選択して「OK」をクリックします。
これで、表紙だけに罫線を入れるころができました。
ページを分ける
表紙ができたら、次のページを作ります。
この総会資料のように、複数ページある資料を作る時は、次のページのレイアウトを崩さないために「改ページ」をページ末に挿入します。
１．「改ページ」を入れたいところにクリックします。
２．編集タブ「挿入」＞「 ページの区切り 」をクリックします。
改ページを使うと、そこから先を新しいページとして始められます。
2. 次第を作る
次は、総会当日の流れをまとめた「次第」です。
サンプルを見ながら、
- 開会のことば
- 会長あいさつ
- 来賓あいさつ
- 議長
- 議事
- 表決
- 閉会
など、必要な項目を入力します。
ここでは段落番号を使うと便利です。
番号を付けたい部分を選択して、Wordの「段落番号」をクリックします。
必要のない行に番号が付いてしまった場合は、その番号を削除すれば、後ろの番号も自動的に振り直されます。
3. 議事を作る
ここからが、総会資料の中心の議案資料を作っていきます。まずは一覧にして、構成を決めておきましょう。
議事の一覧と構成
- 議案1 事業報告
- 議案2 決算報告
- 議案3 監査報告
- 議案4 事業計画
- 議案5 予算案
- 議案6 役員改選
- 議案7 会則・細則改正
サンプルを見ながら、自分たちのPTAに合わせて項目を書き換えればOKです。
3-1. 事業報告を作る
1年間にどんな活動をしたのかをまとめた事業報告をつくります。
今回のサンプルでは、行事の日程を表にしています。
ここで使うのは、Wordの編集タブ「挿入」 → 表
です。
例えば、
| 月 | 日 | 事業 | 担当 |
|---|---|---|---|
| 4 | ○ | ○○総会 | 本部 |
| 5 | ○ | ○○活動 | ○○委員会 |
| 6 | ○ | ○○活動 | ○○委員会 |
というように、必要な列を作りましょう。
表の大きさを整える
Wordの表は、作っているうちに幅や高さがバラバラになることがあります。そんなときは、
１．揃えたい列を選択して、右クリック し、「表のプロパティ（R）」をクリックします。
２．列から列の幅を、行からは行の高さを指定することができます。
高さや幅が揃うと、資料がより見やすくなります。
表の中の余白を整える
つぎにセル内の余白を調整します。
１つのセルにたくさん情報を入れると、
- 文字が端に寄ってしまう
- 変なところで改行される
ということがあります。こうした困ったを軽減する方法の一つとして「セルの余白を調整する」方法があります。
１．セルを選択して、右クリック →「 表のプロパティ」 →「 セル」 →「 オプション」から設定します。
文字の位置も、左右・上下で調整できます。
3-2. 決算報告
次は会計関係です。
ここも、Wordの「表」を使って作っていきます。
決算報告では、
- 収入
- 支出
- 差引
という形で整理すると、数字の関係が見やすくなります。
Wordでは、「表」と「Excelワークシート」の2つをの挿入して作ることができますが、今回の資料では、レイアウトを整えやすいWordの表を使っています。
罫線を調整する
表は、罫線を調整すると項目の階層が見えやすくなります。
すべての線を同じように表示するのではなく、太さやデザインを変えることで情報のまとまりがわかりやすくなります。
例えば「補助金」という大きな項目の下に、
- 市助成金
- 自治会助成金
といった細目を入れる場合、
「表を作る＝全部のマスに線を引く」
ではなく、
と考えると、整えやすくなります。
文字がズレて見えるとき
Wordの表を作っていると、
「同じように設定したはずなのに、文字の位置が揃わない」ということがあります。
そんな時はまずここ⇩を確認しましょう。
- セル内の余白
- 右インデントの位置
- ルーラー上で確認
- 行間のオプションで確認
セルの余白は3-1の事業報告と同様に「表のオプション」→「セル」→「セルのオプション」から確認できます。
右インデントの位置は、画面上のルーラーを動かして揃える方法と、「行と段落の間隔」から右インデントの数値を揃える方法があります。
ずれているセルにカーソルを合わせて、それぞれ調整してみてください。
3-3.監査報告
この監査報告書で、注目したいのが ㊞ です。
最近は、インターネットを使って総会資料を公開するPTAも増えてきました。
その場合の印影の扱いについて、私の所属するPTAでは、
「オンライン・書面総会の利便性を考慮し、本資料上では印影の掲載を省略しています。」
という扱いにしています。
この㊞マークは、「まるいん」を変換して文字の記号として挿入することもできますし、
Wordの「囲い文字」（黄色丸）の機能で作ることもできます。
3-4. 事業計画
事業計画は、事業報告の表をそのまま活用すると簡単です。
- 前年の事業報告の表全体を選択してコピー
- 事業計画のページに貼り付け
- 日付や内容を書き換えます
貼り付けるときに、マウスを右クリックして貼り付けオプションから「元の書式を保持」を選べば、表のレイアウトもそのまま使えます。
毎年ゼロから作る必要もありません。使えるものは、そのまま使えば時短になります。
3-5. 予算案
予算案も、決算報告で作った表をベースにすると作りやすくなります。
項目や前年の金額をコピーして、必要な部分を書き換えます。
予算額や増減額など、変更が必要なところだけ入力していきましょう。
3-6. 役員改選
役員改選も、表を使えばシンプルに作れます。
例えば、
| 役職 | 氏名 | 備考 |
|---|---|---|
| 会長 | ○○ ○○ | |
| 副会長 | ○○ ○○ | |
| 書記 | ○○ ○○ |
のように、必要な項目を並べます。
元記事のサンプルでは、3列×６行の表を使っています。
もちろん、役職や人数は各PTAに合わせて変更してください。
このページでは罫線は引きませんでしたが、好みに合わせてデザインしてみてください。
3-7. 会則・細則改正
最後は、会則や細則の改正です。
変更前と変更後が分かるように表にまとめると、どこが変わったのか確認しやすくなります。
サンプルでは、変更箇所を太字＋下線で目立たせています。
完成！
これで、総会資料の基本的な形が完成です。
最初から全部をきれいに作ろうとすると大変ですが、
- 前年の資料を使う
- 表を使う
- コピー＆ペーストする
- 完成形を見ながら作る
この4つを意識するだけでも、かなり作りやすくなります。
総会資料を配布｜PDFにして共有する
総会資料が完成したら、次は配布です。
紙に印刷して配るだけでなく、PDFにしてGoogleドライブで共有する方法もあります。
印刷・配布の手間を減らしたい方はこちら⇩
総会資料をPDFにして共有するところまで、続けて確認できます。
まとめ
PTA総会資料は、毎年ゼロから作る必要はありません。
前年の資料をベースにして、必要なところを直す。
そして、Wordの表、コピー＆ペーストを使って、情報を整理していく。
今回のサンプルも、ぜひ横に置きながら作ってみてください。
「読む資料」ではなく、
「見て、必要な情報が見つかる資料」へ。
PTAの総会資料づくりが、少しでも楽になればうれしいです。
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