GoogleドライブをPTAで使う方法｜引継ぎ編
zio
この記事では
GoogleドライブをPTAで使う方法を解説しています。
＜今回の内容＞
- Googleドライブとは？
- Googleドライブのファイルを共有する方法
- Googleドライブを引き継ぐ方法
の３点を解説していきます。
Googleドライブを使って総会を効率化する方法は↓を参考にしてみてください。
関連記事でPTAホームページの作成方法やGoogleフォームの作成方法も解説しています。あわせて御活用ください。
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目次
Googleドライブとは？
Googleが提供するオンラインストレージで、無料で15Gまで使用することができます。
Googleアカウントを開設すると使えるようになり、ドライブ以外にもGoogleドキュメントやGoogleフォーム・Googleサイトなど７１個のGoogleアプリを使うことができます。
ドライブ内のファイルは、リアルタイムに複数人で編集したり共有したりもできます。コンテンツの公開やリンク作成もドライブ上から簡単に設定できて簡単です。間違いなくPTAの効率化に大活躍してくれるツールなので、この記事を読みながら、使い方をマスターしてみてください。
Googleアカウントの作り方は、以下を参照してください。
Googleドライブの基本操作
開き方
1.Google Chromeを開き、右上のGoogleアプリのボタンをクリックします。
2.ドライブをクリックします。
Googleドライブが開きました。
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ファイルのアップロード
1.Googleドライブを開きます。
2.次に＋新規をクリックします。
3.ダイアログの中の「ファイルのアップロード」をクリックします。
4.アップロードしたいファイルを選びます。
5.アップロードが完了すると次のようなポップアップが表示されます。
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Googleドライブの共有方法
Googleドライブの共有機能を確認してみましょう。
まずは、自分のドライブ内に保存していたファイルを、PTA用のドライブに共有する方法を説明します。
ドライブ内のファイルを他のドライブに共有する方法
自宅で作成したファイルは、個人用のGoogleドライブに保存することが多いと思います。
1.まずは自分のGドライブを開き、共有したいファイルの上で右クックします。
2.表示されたポップアップ内の [共有] をクリックします。
3.次に、[ユーザーやグループを追加] に、共有したいGoogleアカウントを入力します。ここではPTA用のGoogleアカウントを入力しました。
4.[完了]をクリックします。
これで共有できました。
通知メール
共有された側には「○○が△を共有しました。」という内容の通知メールが届きます。
[開く]ボタンからファイルを確認することができます。
共有されたアイテムを確認する方法
次に、共有されたファイルを確認する方法です。
1.Googleドライブを開きます。
2.Googleドライブの共有アイテムをクリックします。
3.共有されているアイテムが表示されます。ファイルが確認できれば共有は正常に行われたということです。
これで完了です。
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Googleドライブ内のファイルを引き継ぐ方法
オーナー（管理者権限）を変更する方法
PTAでは、毎年役員が交代しますよね？ファイルの引継ぎ方を学んでおきましょう。
まずは、引き継ぎたいファイルを、後任者に共有します。(ドライブ内のアイテムを共有する方法を参照)
1.引き継ぎたいファイルの上で右クリック。表示されたポップアップの[共有]をクリックします。
2.後任者のアイコンが表示されているのを確認し、アイコン横の[編集者]のプルダウンメニューを展開して、[オーナー権限の譲渡]をクリックします。
3.さらに表示されるポップアップの[招待メールを送信]をクリック。
4.後任者に「○○からオーナーとして招待されました」という件名のメールが届きます。
5.後任者が、メール中の[承認]をクリックすると、管理者権限が前任者から後任者に移ります。
＊後任者が承認しない場合は、前任者がオーナーのままです。注意してください。
これでオーナー（管理者）の変更ができました。
編集者を削除する
後任者が行います
引継ぎが終わったら、 編集者の削除機能 を使って前任者のアクセスをブロックしましょう。
1.後任者のマイドライブを開きます。
2.前任者が関わっていたファイルの上で右クリックします。
3.[共有]をクリック。
4.前任者のアイコン右側にある[編集者]の項目をクリックし、プルダウンメニューから[アクセス権の削除]を選択します。
最後に[保存]をクリックします。
これで前任者がファイルにアクセスできなくなりました。
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ドライブ全体を引き継ぐ方法
新しいアカウントに引き継ぐ方法
基本的には、前項「Googleドライブを使ってアイテムを引き継ぐ方法」を使って、１つずつ引き継ぐことをおすすめしますが、一度にすべてのファイルを引き継ぐ方法もあります。
前任者の作業
1.前任者のマイドライブを開きます。
＊「アクセス権をリクエスト」とついたアイテムはあらかじめ削除しておきましょう。
2.マイドライブのすべてのアイテムを選択し、画面左上の[ダウンロード]をクリックします。
＊この時に、すべてのファイルをが圧縮処理されます。ファイルが多い場合はダウンロードの準備に時間がかかります。
3.ダウンロードされたフォルダをUSBなどの記憶媒体にコピーして後任者に渡します。
後任者の作業
4.後任者は、圧縮ファイルを解凍しフォルダーの名前を変更します。
5.後任者のGドライブ内 [新規+] をクリック
6.[フォルダのアップロード]をクリックし、フォルダーをアップロードします。
7.フォルダーの中を確認し、正常にアップロードされていることを確認します。
これで完了です。
今までのアカウントを渡す方法
毎年アカウントを作るのではなく、一つのアカウントを使い回したい場合はコチラの方法を試してみてください。
ただし、個人情報取扱の観点から、あまり、おすすめはしません。
この方法を試す場合は、あらかじめ前任者に個人情報が見られる可能性があることを伝え、同意をもらう必要があります。
＊この作業は、前任者と後任者が時間を合わせて行ってください。
1.引き継ぎたいアカウントのパスワードを後任者に伝え、PTA用のGoogleアカウントにログインしてもらいます。
2.後任者がログインすると、それまでメインで使っていた端末に不正ログインかどうかを確認するメールが届きます。
３.「✓心当たりがあります。」を選択し、表示されるログイン用の認証番号を控えます。
4.前任者は電話等で後任者に認証番号を伝え、後任者がログインします。
5.後任者は、Gアカウントの[個人情報]の項目の基本情報、連絡先、再設定用電話番号を変更します。
＊この時に前任者の個人情報を見ることになります。
6.次に[セキュリティ]の項目でパスワードの変更を行います。パスワードの変更を行うとアカウントに接続しているデバイスすべてが強制的にログアウトされます。
7.後任者のみ新しいパスワードをつかってログインします。
これで完了です
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まとめ
Googleドライブを使ってファイルを共有する方法・引き継ぐ方法を解説しました。
PTAの業務が場所を選ばず、少しでも効率的になりますように！みなさんのご活躍を心から祈っています。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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