【Microsoft Word】マイクロソフト ワードで総会資料作成|後編

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Microsoft Wordで総会資料作成 後編

みなさん、こんにちは!管理人のジオです!

前回に続き【Microsoft Word】マイクロソフトワードで総会資料作成・後編です。

前編では、『総会資料でよく使う表の使い方図形の使い方を中心に解説しました。今回は前編のおさらいと応用として決算報告と予算案を作っていきます。事業計画はコピー&ペーストで簡単に仕上げていきます。

議案2 決算報告|議案3 監査報告

後編の最初は決算報告兼監査報告書を作っていきます。作成にはWordで総会資料作成|前編でも使用した表を使います。

サンプル

会計報告に使える表は2種類あります。

  • Excelワークシート(エクセルの表)

それぞれ挿入メニュー>表の挿入から選ぶことができます。

二つは、見た目は似てきますが機能が違うので⇩確認してみてください。

Excelワークシートのメリット・デメリット

Excelワークシートは名前の通りExcelの機能をWord内に呼びだして使う表です。

メリット

  • Excelで使うExcel関数を使うことができる
  • 計算ができる

デメリット

  • レイアウト設定が難しい

表のメリット・デメリット

Wordで総会資料作成・前編でも紹介した表です。

メリット

  • ワードの編集機能を使って細かいレイアウト設定を行うことができる

デメリット

  • 計算機能がない

今回の決算報告では、初心者にも扱いやすいを使っていきます。

表で作る決算報告

それでは決算報告を作ってみましょう。

決算報告サンプル

1行目:議案2 令和5年度決算報告:18pt

2行目:1.収入:10.5pt

ーーー収入ー表ーーー
挿入メニュー>表

3行目:2.支出:10.5pt

ーーー支出ー表ーーー
挿入メニュー>表

4行目:3.差引:10.5pt

5行目:収入 1,563,000 - 支出 1,405,300 = 154,700 円:10.5pt

6行目:差引残高 154,700円は令和6年度予算に繰越します。:10.5pt

7行目:令和6年3月31日 上記の通り報告いたします。:10.5pt

8行目:PTA会長 丸山 花子 印:10.5pt

9行目:議案3 令和5年度監査報告:18pt

10行目:令和6年4月12日 監査の結果、適正と認めます。:10.5pt

11行目:監査 東山 銀次 印:10.5pt

表・罫線の使い方

表の中でセルとセルを区切る線を罫線(けいせん)といいます。この罫線を上手に使って見やすい表を作っていきましょう。

例えば、
項目と(細目)は、セルは別ですが罫線を引かずに見た目上1つのセルとして表現しています。

同じように補助金の項目では、6つのセルがあり、以下のように罫線が引かれています。

補助金(空欄)
(空欄)市助成金
(空欄)自治会助成金

支出の表でも同じように罫線を使って分類しています。

*黄色枠部分に細目の合計金額が入ります。

セル内の余白を調整する

次に、レイアウトの微調整をしていきます。

令和5年度決算の列と令和5年度予算の列のセル内の余白幅が違っています。Wordで総会資料作成|前編では、こうした場合 表のプロパティ>セル>オプション>セル内の配置から調整しましたが、今回は原因が別なのでこの方法では解決できません。まずは原因を確認してみましょう。

原因

原因はセルにカーソルを入れるとわかります。下の画像を確認してみてください。

今回のズレは、セル内の右インデントの位置が違うことが原因です。

予算の右インデント位置
決算の右インデント位置
解決方法①

ルーラー上に表示されている右インデントの位置ずらして、揃えることができます。

*細かい調整を行いたい場合は、ルーラーをクリックした状態で alt キーを押すとさらに細かい設定も可能です。

解決方法②

確実に同じ余白にしたい場合は、

1.行と段落の間隔ボタンをクリックし、行間オプションをクリック。

2.インデントの位置 右(R)の枠内の数字を同じにそろえると確実に同じ余白幅にすることができます。

結果
余白をそろえる前
余白をそろえた後

完成‼

議案3 事業計画

次年度の事業計画を作っていきましょう。

最も簡単な作り方はWordで総会資料作成|前編で作った事業報告をコピー&ペーストして日にちを変更する方法です。

手順

1.令和5年度事業報告の表の左上にある✙をクリックします。

2.クリックすると表全体が選択されるので、その状態で右クリックし「コピー」をクリックします。

3.『議題3 令和6年度事業計画』のシート状の表を挿入したい場所にカーソルを合わせたら右クリックをして貼り付けオプションの「元の書式を保持(K」をクリックします。事業報告の表が貼り付けられたはずです。

4.日にちの項目を書き換えて完成です。

完成!

議案4 予算

予算案も事業計画同様に決算報告書をコピーすると簡単に作ることができます。

予算額と増減額は書き換える必要がありますが、簡単に作ることができるのでやってみてください。

あっという間に完成です!

議案5 役員改選

こちらも表で簡単に作ることができます。

議案6 会則改正・細則改正

こちらも表を使って簡単につくることができます。

変更箇所を太文字とした下線を入れています⇩

Wordで総会資料作成|後編は以上になります。いかがだったでしょうか。みなさまのお問合わせ内容に合わせて今後も追記していく予定です。気になることがありましたら、コメント欄または当サイトお問合せよりご相談ください。

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