PTAが少し楽になる問合せ窓口を、Googleフォームで作った話

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PTAの窓口に個人のスマホ？

PTAでは、ちょっとした問い合わせが意外とたくさんあります。

こうした問い合わせを、役員のLINEやメールで受けているPTAも多いと思います。

私は、それが嫌でした。気にしない方ももちろんいます。

ただ、担当者が変わるたびに連絡先を変更したり、知らない相手から電話がきたりと、ちょっとした手間とモヤモヤした気持ちが重なっていきました。

そして何より、「問い合わせを受ける人」が、そのままPTAの窓口になってしまうことが気がかりでした。

「人」ではなく「場所」を窓口にする

「PTAの窓口に個人の連絡先を使いたくない」

そのモヤモヤを解消してくれたのが、Googleフォームでした。

Googleフォームなら、問い合わせたい人は「PTAのお問い合わせフォーム」から連絡を取ります。個人の電話番号やメールアドレスを知らせる必要がありません。

• 問い合わせる側はフォームから内容を送る。
• PTA側は、届いた内容を確認して対応する。

これだけのことなのですが、連絡の流れが変わります。

これまで、

問い合わせ → 役員個人

だったものを、

問い合わせ → PTAの窓口 → 役員

という形で、「ワンクッション」挟むことができます。

個人の連絡先を「むき出し」にしなくていい

私がGoogleフォームを使おうと思った一番の理由は、個人の連絡先とは別に「問い合わせ窓口」を作れるところです。

PTAの活動では、たくさんの人と連絡を取ります。そのために役員になれば個人LINEやメールアドレスを連絡先にすることもあります。でも、必要以上に広げたくはないと思います。

Googleフォームなら、「PTAに連絡したい」という目的はそのままに、誰か個人の連絡先を知らせる必要がなくなります。

これは、問い合わせをする側にとっても分かりやすい仕組みです。

担当者が変わっても、窓口はそのまま

PTAでは、役員が毎年入れ替わりますが、今年の担当者が来年も担当するとは限りません。

そのため、個人の連絡先を窓口にしていると、担当者が変わるたびに新しい担当者の連絡先を伝えなくてはいけません。

その点、Googleフォームを窓口にしておけば、問合せ窓口は変わりません。

問い合わせる側は、いつも同じ窓口から連絡できます。

受ける側も、担当者が変わるたびに連絡先を変更する必要がありません。

こうしておくと、引き継ぎもシンプルになります。

「問い合わせ対応」を整理する

Googleフォームを作ったからといって、問い合わせ対応そのものがなくなるわけではありません。

届いた問い合わせには、誰かが確認して、必要なら返信する必要があります。

ただ、問い合わせを受ける場所が決まっていることで、

• 「誰に連絡すればいい？」
• 「今年の担当者は誰？」
• 「この問い合わせ、誰が対応する？」

こうした小さな迷いを減らすことができます。

ひとつひとつは小さなことですが、結果的に役員の負担を減らせたと思っています。

仕組みを作るだけで、少し楽になる

PTAの仕事には、問い合わせへの返信や引き継ぎなど、いくつもの作業があります。

その中で「PTAの問い合わせはGoogleフォームで受ける。」という仕組みを作ったことで

頑張って対応するのではなく、頑張らなくても回るようになりました。

Googleフォームだけでなく、こうした小さな仕組みをひとつずつ増やしていくことで、PTAは少しずつ楽になるんじゃないかなと思っています。

実際にGoogleフォームで問い合わせ窓口を作ってみる

ここまで読んで、「じゃあ、実際にどうやって作るの？」と思った方は、

関連記事　PTAの問合せ用Googleフォームを作る方法｜簡単＆シンプル　を参考に作ってみてください。

画像もたくさん用意したので、問合せ窓口をカンタンに作ることができます。

質問項目や回答の管理など、実際に使うときの設定も紹介しています。

「うちもフォームにしてみようかな」と思ったら、すぐに作ることができます。