PTAホームページ完成までの記録：時系列

この記事は

新型コロナウィルスが流行した2020年にPTAホームページを導入した時の記録です。

その当時…

• どんな状況だったのか。
• なぜPTAホームページにしたのか
• 反対意見があったのか

などを思い返しながら書いています。

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PTAホームページのきっかけ

新型コロナウィルス

新型コロナウィルスが流行した2020年４月、私はPTA本部役員になりました。

全国一斉休校中（3月～5月）、みなさんは何をしていましたか？

私は、こどもに留守番させながらPTA活動に参加していました。ふだんなら専門委員さんが行っていた地域の奉仕活動などの肩代わりです。

正直…

『え～。集まるの？一斉休校中だよ？』

って思いながら学校に集まっていました。

不満

この頃、こどもが通う小学校には、保護者からいろいろな意見が集まっていました。

価値観や体質、お仕事の種類によってさまざまな意見が集まり、その一つ一つに先生方が対応されていました。

その中のいくつかはPTAに関するものもありました。

やらなくてはいけない

一斉休校が終わる６月までの間は、専門員会の活動を休止していました。でも、地域や学校、市との兼ね合いで『どういてもやらなくてはいけないこと』もありました。そうした仕事をどうしていたかというと…全部、本部役員が肩代わりして参加していました…。

何とか本部メンバーで活動を回していましたが、一斉休校が終わる頃には全員が疲れきっていました。

会議もできない

こうした肩代わりの活動には参加するものの…学校に集まって本部の会議をすることはできませんでした。学校への参集を断られていたからです。

これからどうするのか、どういう方針でPTA活動をするのかなど話し合いたいことは沢山あるのに、決めることができない状態が2か月以上続きました。

それでも・・・何とかしたいという会長の意向で

急遽、LINEを使てリモート会議をすることになりました。

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PTA-ICTのハードル

やっぱりICTだよね

最初のLINE会議の後、『いろいろな活動をネット上で解決できないか？』という雰囲気にはなりました。

こどもが通う小学校は、リモート授業も早い時期に始まっていましたし、地域のICT実践校に指定されていたので、タブレットPCの配布もWi-Fiの設置も近隣校よりも半年以上早く整備されていたんです。

それを横目に、PTAはどうかというと…雰囲気はあるもののLINE会議以降なかなか思うように進めずにいました。

ICTが導入できれば、学校に行かずにネット上で完結できる業務がいくつもあるのに、ICT使いたいのに、調べるたびにつまずいていました。

LINE会議の際にも、『ICT・オンラインで出来ることを探そう』という話になりましたが…本当…どれもダメ・ダメの連続でした。

インターネット契約のハードル

ICTを整備するためにはインターネット契約が必須ですが、このインターネット契約がとても難しいんです。

当時は、PTAと契約できるインターネット通信会社はほとんどありませんでした。

権利能力なき社団

１つめの理由は、PTAが「権利能力なき社団」とよばれる団体だから…。権利能力なき社団は、基本的に団体名義の契約ができません。

例えば、会費を管理する銀行口座は、PTA名義ではなく会長や会計の名義で口座を作り、備考やメモにPTA口座と書いて使っているんです。そのため任期ごとに名義変更します。通信会社には 、こうした名義変更の事情が理解されずに契約できないことがほとんどでした。

今は違います！
＼契約できる通信事業者があります！／

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学校のWI-FI

学校でPTAの作業をしている時のことです。ふとスマホに目をやると強い電波のWi-Fiが表示されていました。

学校のICT化に伴い校内に敷設された学校WI-FIです。

『これを使わせもらえないかな。』

（ダメだろうな…。）とは思っていました。でも…。もしOKならラッキーという思いで、学校に相談することになりました。

結論から言うとNG

という理由でやはりダメでした。

なので、学校WI-FIも諦めました。

PTAのスマホ

以前、PTAの問い合わせ対応には役員の個人携帯電話を使っていました。

でも、迷惑電話が繰り返されたことをきっかけに、数年前にPTA用携帯を契約していました。契約方法は、銀行口座同様に役員の名義での契約です。

私たちがPTA本部に入った2020年は、携帯通信会社の最低使用期間もなくなった年でもありました。そんな中…

そんな役員1人の投げかけから、携帯電話をスマホに切り替え、なおかつ大手キャリアから格安の携帯通信会社に切り替えることになりました。

希望条件

• 振込伝票で清算できる
• 契約中に名義変更ができる

探してみると、格安スマホはほとんどがクレジットカード決算。でも、「できれば建て替えよりも振込伝票がいいよね？」ということになり上記のような希望条件で格安スマホ（テザリング）をさがすことにしました。

探しはじめて５社目の通信事業者が希望と合致して、すぐに契約しました。

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ICTにつかうツールを何にするのか

「どんなツールを使うのか？」という話もしていて、いくつか候補も上がっていました。

• LINE公式アカウント
• メール配信サービス
• メール配信アプリ
• ホームページ

LINE公式アカウント

手軽さという部分で、ライン公式が一番最初に上がりましたが、

• すでに総会後のため予算は少額の予備費のみ
• 加入世帯数が多いために、有料登録が必要
• ラインの登録に抵抗感のある保護者が一定数いる

という理由で、LINE公式アカウントはあきらめました。

＼LINE公式が気になる方へ／

メール配信システム・アプリ

PTA改革で有名な名古屋市吹上小学校PTAが使っていたメール配信システムも調べてみました。でも、結局予算オーバーのため断念。（次年度2021年に導入しました。
その他にも、近隣の保育園で使っていたメール配信アプリも調べました。簡易ホームページとメール配信システムが一緒になったもので、とても魅力的でしたが１０万円/年を超えるので同じくあきらめました。

PTAホームページ

PTAホームページの話が出た時に、

等々、否定的な意見が多くでていました。でも、数名の役員から

という意見が出てきて、この日からサンプル用のホームページをつくりはじめることになりました。

そんな意見もありました。そして１週間後、みんなでサンプル用ホームページを見ることにしました。

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PTAホームページの手ごたえ

サンプルを確認してすぐに「どんなホームページにしたいのか？」という話になるくらいに手ごたえがありました。

前の会議で消極的だったメンバーも積極的になっていました。

この時、みんなで

ということを決めました。広報ではなく連絡手段としてのホームページをつくることになりました。

学校がお手本

なぜ連絡手段のホームページかというと、小学校がそういうホームページの使い方をしていたからです。

ホームページ上で、課題（ドリルの範囲）を公開したり、プリントPDFを配布したり、WordやExcelを共有して協働学習に使っていました。

相互の連絡は難しくても、ホームページを確認できれば…会則や総会資料や…など、いろいろなアイディアが役員同士で飛び交いました。

学校の説得

PTAホームページを作ることを学校との会議で報告しました。

当時の校長先生も教頭先生も「なぜ？」と思っている様子でした。質問や意見交換の場でも、

という御心配をいただきました。この時に連絡ツールとしてのホームページを作りたいとお伝えしました。それでも、長いこと心配されていました。

資料選び

PTAのお手紙は１０年前からパソコンで作っていたので、沢山の資料がデジタルで保管されていました。

すべてをホームページ載せる必要もないですし、資料が多いほど保護者の仕事の効率が悪くなるので、不要なデータを削除しました。

個人情報に係る資料は保存期間の物だけ残し、残りは各役職や委員会担当者で管理してもらうことにしました。担当者に必要な物を選んでもらい、あとは削除しました。

この作業のおかげで、データがすっきりしてホームページに載せたい資料も探しやすくなりました。

コロナを理由にした委員会欠席

資料の整理が終わったころ、一人の委員長から連絡が入りました。

もともと、委員会活動を休むことも禁止していませんでした。

でも、一人が休んだことで、他の委員の作業が増えて不満がでてしまったようでした。

家庭により、いろんな事情があることも役員もわかっていましたし、「どちらが正しいとか間違っているということでもないよね。」という話になりました。この時に、PTA活動の作業量が原因でもめるなら、作業を削減しようという話になりました。

整理した活動項目は大小合わせて120活動。廃止したものが約半部の63。規模縮小したものが1/4。残った活動もやり方を調整しました。

＊３委員会が活動休止になり、残り４委員会も活動規模を縮小しました。
＊PTAが自主的に行っている活動と、学校から頼まれている活動の区別がわからなくなっていたので、校長先生と教頭先生に相談・確認しながら見直しました。

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ホームページ作成開始

２学期から、ホームページ作りがはじめました。各委員会・学校との調整をしながら１０月初旬にPTAホームページ（案）が完成しました。先に活動の精査が終わっていたので、ホームページもすぐに形になりました。最終調整は学校と行いました。

変更点

個人情報対策：

• お手紙の発出者を、委員会名または役職名にしました。
  変更後）PTA会長　交通安全委員長　等
  変更前）PTA会長　〇〇　〇〇
• 検索エンジンの検索結果に載せないように設定しました、

総会対策：

• 総会資料は、パスワード付きのPDFにしてダウンロードする形式にしました。印刷作業・配付準備が削減されました。
• Googleフォームを使って表決を回収する仕組みにも変えました。

懇談会対策：

• 委員会の活動報告や委員の募集・役員の募集を懇談会からPTAホームページに移動しました。

＊「懇談会の時間を有効に使えた！」と先生方からも喜ばれました。

【結果】学校と最終調整

• PTA活動の作業削減の目安
• 教員の作業削減の目安

2つの資料を用意していきました。先生たちも大変なことを知っていたので、PTAも先生も楽になることを伝えようと思いました。

結果、校長先生にも教頭先生にも許していただくことができました。

「PTAホームページ、今から楽しみです！」とも言っていただけて素直に嬉しかったです。

試験運転期間

１０月下旬から、ホームページの試験運用をはじめました。試験運転期間に、保護者に直接見てもらって誤字脱字のチェックや使い方・わかりにくい点を報告してもらいしました。当初、「なんのためにやるのか？」というお叱りもいただきましたが、沢山の目でチェックしてもらったおかげで、使いやすいレイアウトにできたと思います。

公開

２０２１年４月に公開しました。

ホームページへの反応はまずまずといったところでしょうか。でも、その後のフォームを使った委員募集には、例年よりも多くの応募がありました。

新しい委員さんからは

という声もいただけました。そんな言葉が聞けてホッとしたのを覚えています。

まとめ

その後・・・・。

• ホームページを導入する前は年間１万7000部印刷していたお手紙が6900部まで削減されました。
• 委員会活動は、少しずつ活動が戻ってきましたが、学校に集まる回数は減りました。

PTAホームページを導入するまでは大変でしたが、これまでのやり方から一歩前進できたのでよかったと思っています。ホームページが負担であれば廃止してもいいことを伝えて私たちは退任しました。このあと何年続くかはわかりません。また新しい方法がみつかれば、その方法に変えてほしいと思います。

対外的な広報ツールにするよりも、保護者や教職員と情報共有をする道具して使うことで、満足感がえられたと思います。

他校が、どんな風にホームページを導入したのか気になる方に、読んでいただけたら嬉しいです。

関連記事：GoogleSiteで作る！簡単PTAホームページ

追記：2023年現在もPTAホームページは稼働中です。内容はだいぶコンパクトになりましたが、使ってもらっているそうです。

「必要なくなったら消していいからね」っていう私たちの代の言葉も受け継がれているそうで、なによりです。

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