PTA総会の表決をGoogleフォームでデジタル化する｜集計も楽になる投票フォームの作り方
ziomatsu
今回は、総会の表決をGoogleフォームで作る方法を解説します。
総会準備って、めちゃくちゃ手間もかかって、大変ですよね。
この大変さを、デジタル投票で、ちょっとだけ楽にしてみませんか？
今回紹介する「Googleフォームで作るデジタル投票フォーム」には
- 投票する側も、自分の都合のいい時間に投票できる。
- 集める側も、集計が楽！
というメリットがあります。カンタンに作れるので、ぜひ取り入れてみてください。
この記事の見どころ
- 認証コードを設定する
- 回答者に回答のコピーを送る
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投稿者
Zio ジオ >
高校生・中学生・小学生の３人のお母ちゃん。小学校と中学校のPTA本部を経験。任期中はコロナ禍ということもあってPTAのICT化に全力で取り組む。その時の経験から『現場最優先』の考え方ややり方を提案。
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投票フォームの作り方
今回作る「投票フォーム」を直接みることができます。
確認しながら、作ってみてください。
認証コード：1234 (半角)
フォームの構成
今回作るフォームは２段構成になっています。
- セクション１：個人情報
- 個人情報取扱について（チェックボックス）
- 会員氏名・児童氏名（記述式）
- 児童学年・組（プルダウン）
- 認証コード（記述式・回答の検証）
→正しい値を入れるとセクション２に移動
- セクション２：議案および表決
- 第１議案（ラジオボタン）
- 第２議案（ラジオボタン）
- 第３議案（ラジオボタン）
- 第４議案（ラジオボタン）
- お疲れ様でした。【タイトルとテキスト】
完璧ではないものの、表決の不正予防に「認証コード」の入力を求めるカタチにしました。
PTA会員に、事前にお手紙やメールなどを通して「認証コード」を配布し、認証コードを入力できた人だけが表決にすすめる構造です。
セクション１の作り方
個人情報取扱について（チェックボックス）
１．「＋」ボタンを押して、新しい質問を追加します。
２．質問の形式は「チェックボックス」を選択し、「個人情報取扱について」と入力します。
３．回答の検証から「説明」を選択して、個人情報に関する文章を入力します。
４．選択肢に「同意する」を追加します。
会員氏名・児童氏名（記述式）
１．「＋」ボタンを押して、新しい質問を追加します。
２．質問の形式は「記述式（短文）」を選択し、会員氏名と入力します。
３．回答の検証から「説明」を選択して、「会員（保護者）氏名を入力してください」と入力します。
４．同じように、新しい質問を追加して、「児童氏名」と入力し説明文を入力します。
児童学年・組（プルダウン）
１．「＋」ボタンを押して、新しい質問を追加します。
２．質問の形式を「プルダウン」にして、「学年を選択してください。」と入力します。
３．選択肢を追加の項目に、１学年から６学年と教職員の項目を作ります。
４．同じように、新しい質問を追加して、「クラス」を聞く質問を作ってください。
認証コードを設定しよう
回答の検証オプションを使って、認証コードを設定してみましょう。
1.セクション１の最後尾に記述式の質問を追加します。質問文には「認証コードを入力してください。」と入力してください。
2.『その他のオプション ⁝ 』で回答の検証をクリックします
３.［正規表現］を選択
4.一致するを選択し、認証コード（例：1234）を入力しましょう。
5.カスタムのエラーメッセージに「認証コードが一致しません」を入力し、回答を必須にします。
これで認証コードと一致しない場合、回答者はセクション２ 議案および表決には進むことができません。
セクション２の作り方
セクションを追加する
１．認証コードのボックスの横から「セクションの追加」をクリックし、新しいセクションを追加します。
２．タイトルに「議案および表決」と入力します。
必要に応じて、説明を入力してください。
続いて、新しい質問を追加して、表決回答用のボックスを4つ作っていきます。作り方は同じなので解説は1つにまとめました⇩
第１議案～第4議案（ラジオボタン）
１．「第１議案について」と入力し、質問の形式は「ラジオボタン」を選択します。
２．1つ目の選択肢に「賛成」、2つ目の選択肢に「反対」を入力します。
同じように第1議案から第4議案まで作っていきます。
お疲れさまボックス【タイトルとテキスト】
最後に、こんな「お疲れさまボックス」を設置します。
１．「タイトルと説明」を追加します。
２．タイトルに「令和〇年度△小学校PTA総会の表決は以上です。」と入力します。
３．このあと設定する「回答の控えをメール返信する」ために、説明スペースには『回答の控えをご希望の方は「 回答のコピーを自分宛に送信する 」をオンにしてから、回答を送信してください。お疲れさまでした。』と入力しました。
回答者に回答のコピーを送ろう
次はフォームの編集画面上にある小さいタブ［設定］をクリックします。
１. 次に設定画面の回答の右側にある ∨ をクリックします。
2.メールアドレスを収集するの項目は「回答者からの入力」
3.回答のコピーを回答者に送信の項目で［リクエストされた場合］を選択します。
これで、回答者が希望する場合に、回答のコピーが登録したメールアドレスに送信されます。
これで「デジタル投票」が完成です。
最後に、動作確認をしてみましょう。
認証コード：1234 (半角)
公開から投票締切まで設定する
プレビューから回答をしてみて、問題がなければこのフォームを公開しましょう。
１．編集画面右上にある公開ボタンをクリックします。
２．回答者の項目を「リンクを知っている全員」に選択して、「公開」を押します。
つぎに、投票の受付を締め切る日時を設定します。
１．もう一度、右上の公開ボタンをクリックします。
２．回答受付中の下の「終了日または回答数の上限を設定」をクリックします。
３．終了日、終了時間を設定して「OK」をクリックします。
これで公開できました。
手動で回答受付を締め切る
右上の「公開」ボタンをクリックして、回答の受付中の右にあるスイッチをオフにすると、回答を手動で締め切ることができます。
集計結果をスプレッドシートに表示する
1.「質問」タブの隣にある、「回答」タブをクリックします。
２．［スプレッドシートに表示］をクリックして、集計結果をスプレッドシートで確認します。
集計テクニック
集計結果をExcelデータにしてダウンロードする
ファイル ＞ ダウンロード ＞ Microsoft Excel（.xlsx) でExcelファイルをダウンロードします。
賛成の数を数える
COUNTIF関数を使って、賛成をカウントします。
＝指定した範囲の中から、条件に一致するセルの数を数える関数
=COUNTIF(範囲,"条件")
１．空欄になっているマスにカーソルを合わせて
=COUNTIF(H:H,"賛成")
と入力します。するとHの列にある「賛成」の数を数えてくれます。
応用）=COUNTIF(H2:H5,"賛成")
→H2からH5の中にある賛成の数を数える
重複データをマークアップする
COUNTIF関数の応用：Microsoftサポート｜COUNTIF関数
COUNTIF関数とGoogleスプレッドシートの表示形式の機能を使って、データが重複している箇所をマークアップする方法を説明します。
１．スプレッドシートの編集メニューから、表示形式 ＞条件付き書式 を順番にクリック
２． 画面右側に表示される [条件付き書式設定ルール] を順に入力していきます。
- 範囲 ：マウスでドラッグするか、値を入力 [OK]をクリック
- 書式ルール ：カスタム数式 を選択
- =COUNTIF(列,列)＞1 と入力
例）=COUNTIF(H:H,H:H)>1
- =COUNTIF(列,列)＞1 と入力
- デフォルトスタイル ：マークアップする色を選択します。
３．完了ボタンを押すと重複しているセルが色付けされています。
集計結果の重複を削除する
データ ＞ データ クリーンアップ ＞重複の削除
で重複データを削除できます。
ただし、同姓同名がいる場合もあるので、この機能は慎重に使ってください。
まとめ
今回は、デジタル投票フォームの作り方から集計まで解説しました。いかがだったでしょうか。
次の総会では、今までの苦労がビックリするくらい楽になったらいいな。みなさんの「PTAをもっと楽にしたい」に応える記事になっていればうれしいです。
作り方は、そこまで複雑ではないので、ゆっくりサンプルも見ながら作ってみてください。
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