PTAガイドブックをネット印刷で作る｜新年度の印刷作業をラクにする方法
ziomatsu
新年度にPTAから家庭に配るお手紙や資料って、たくさんありますよね。
会則、組織図、活動紹介など、印刷と仕分けだけでも、かなり大変な作業です。
そこで今回は、新年度に配る「大量のPTA配布物」を1冊の「PTAガイドブック」にまとめて、ネット印刷で製本するまでを解説します。
毎年繰り返される新年度の印刷作業をちょっとだけ楽にしてみませんか？
投稿者
Zio ジオ >
高校生・中学生・小学生の３人のお母ちゃん。小学校と中学校のPTA本部を経験。任期中はコロナ禍ということもあってPTAのICT化に全力で取り組む。その時の経験から『現場ー最優先』の考え方ややり方を提案。
PR｜AdSense
PTAガイドブックを作ると、何がラクになる？
1枚ずつ「原本作成」→「印刷」→「仕分け」とするよりも、1冊のPTAガイドブックにまとめた方が作業量がグッと下がります。また、お手紙を受け取る各家庭にとっても、資料が1冊にまとめられている方が保管しやすく、必要な情報を探すときにも便利です。
何を一冊にまとめる？
毎年配っているお手紙の中から、次のようなものをピックアップしてみましょう。
- 毎年配布するもの
- 提出がいらないもの
- PTA会員全員に知っておいてほしいもの
- 保存版として取っておいてほしいもの
例えば、会則や組織図、年間予定表、活動紹介などです。
| ガイドブックに向くもの | 1枚ずつ配ったほうがいいもの |
| 会則 | 入会届・退会届 |
| 組織図・役割分担 | 提出期限があるアンケート |
| 年間予定表 | 個人情報を含むお手紙 |
| 活動紹介や注意点 | 申込書・提出書類 |
PTAガイドブックの作り方
何をガイドブックに載せるか決まったら、つぎはガイドブックの原稿を作っていきましょう。
元データを整理して揃える
これまでのお手紙をそのまま冊子にすると、レイアウトもバラバラで読みにくく、必要な情報を探しにくくなってしまいます。
冊子にしたときに読みやすいように、原稿を整えていきましょう。
例えば
- 時候の挨拶や宛先など、ガイドブックにすることで不要になる情報を削除する
- 内容がひと目でわかる見出しをつける
- フォントやレイアウト、余白を揃える
- イラストや図解を加える
- 年度や連絡先など、変更が必要な情報を確認する
といった点を整えておくとその後の作業が楽になります。
ネット印刷で冊子にする
ネット印刷を注文する前に、次のことを話し合って決めておくとスムーズです。
最初に決めたいこと・確認したいこと
- １．サイズを決める
A4かA5かを決めます。 - ２．ページ数を確認する
表紙・裏表紙を含めたページ数を確認します。表紙の数え方は印刷会社の仕様に従いましょう。 - ３．部数を決める
家庭数にするのか、児童数・生徒数にするのか。また、先生の他にも防犯ボランティアなどの方にも配るのか。よく話し合って決めてください。 - ４．製本方法を決める
ページ数や仕上がりに合わせて、「中綴じ」または「無線綴じ」を選びます。 - ５．PDFで入稿できるか
PTAが入稿する場合は、PDFで入稿できる印刷会社がおすすめです。
印刷会社を決める
次は、印刷会社を決めていきましょう。
PTAの冊子作りには、価格だけでなく、入稿のしやすさも大切です。
特に確認しておきたいのはコチラ⇩
- 希望する仕様に対応しているか：サイズ・ページ数・部数・製本方法を指定できるか
- PDFで入稿できるか：作成した原稿をPDFにして、そのまま入稿できるか
- 納期と料金：配布日に間に合うか、送料なども含めて予算内に収まるか
条件が決まったら、複数の印刷会社で見積もりをとって比較してみましょう。
私が使ったネット印刷｜ラクスル
私が実際に利用したネット印刷はラクスルです。テレビCMでもよく見るので安心感もありました。
PDF入稿もできて、PTAでも使える無料デザインテンプレートも利用できます。見積もりもインターネット上ですぐに出るので便利でした。
実際に注文したときは、10月上旬で8万円弱でした。
- 納期：5営業日
- ページ数：32ｐ（表紙4ｐ＋本文28ｐ）
- 700部
- 中綴じ、A5、カラー
※料金や納期は注文時期・仕様によって変わります。最新の条件で見積もりを確認してください。
冊子印刷ができる
その他のネット印刷
プリントパック｜価格をおさえたいなら
PDF入稿に対応しており、郵送での原稿入稿も可能です。ラクスルと同じ時期・条件・部数で見積もりをとると6万円弱でした。印刷料金は時期や仕様によって変わるので、注文のたびに、サイズ・ページ数・部数で見積もりを確認してみてください。 公式サイト
東京カラー印刷｜CanvaもOK
PDF入稿が可能です。Canva公式アンバサダーによる作り方ガイドもあるので、Canvaで冊子の原稿を作りたい人は参考にしてみてください。
詳しくは｜Canvaでつくって東京カラーで印刷しよう！
公式サイト
印刷前に確認
パソコンで見る色と印刷されてくる色は違う
私もそうでしたが、
特に、黄色・ピンク・水色などのパステルカラーは、パソコンで見ている色と印刷されて仕上がった時の色が違うことがあります。
事前に色見本を確認しておきましょう。
ペーパーレスなら、さらにラク
毎年、このPTAガイドブックを全学年に配り続けると、印刷費がかさむだけでなく、家庭で保管する資料も増えていきます。
そんなときは、こんな方法もあります。
冊子の配布は1年生に限定し、2年生以上はPDFを共有する方法です。内容が改訂されたときも、QRコードから最新版が確認できることを告知しておけば、再配布の手間も省けます。
まとめ
PTAガイドブックで新年度の印刷作業を減らそう
新年度に配るPTAの資料を、1冊のガイドブックにまとめることで、印刷や仕分けの手間を減らせます。
作成するときは、次のポイントを押さえておきましょう。
- 毎年配る資料の中から、冊子にまとめるものを選ぶ
- 原稿のレイアウトや内容を整える
- サイズ・ページ数・部数・製本方法を決める
- 予算や納期に合ったネット印刷会社を選ぶ
- 元データを保管して、翌年度も使えるようにする
また、PDFでの共有を組み合わせれば、印刷する部数や再配布の手間を減らすこともできます。
毎年ゼロから準備するのではなく、次の担当者も使える形でデータを残しておく。
できるところから見直して、新年度のPTA業務を少しずつラクにしていきましょう。
